Hóa đơn nhà cung cấp Màn hình thống kê Điều khoản thanh toán Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp Hóa đơn trả hàng nhà cung cấp Phiếu chi nhà cung cấp Hóa đơn khách hàng Thanh toán hóa đơn bán hàng Hóa đơn trả hàng từ khách hàng Phiếu thu khách hàng Hệ thống tài khoản Thuế Quản lý nhóm tài sản Kế toán bán hàng Kế toán quỹ Khóa ngày kế toán

Hóa đơn nhà cung cấp

I. Tạo hóa đơn nhà cung cấp

Để tạo hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, người dùng thực hiện các thao tác:

Bước 1: Truy cập chức năng Kế toán>>Nhà cung cấp>>Hóa đơn

 

Màn hình hiển thị hóa đơn các nhà cung cấp, nhấn Tạo để mở form nhập thông tin

Bước 2: Nhập các thông tin trong form tạo mới hóa đơn


- Nhà cung cấp sản phẩm

- Mã/ Số hóa đơn: Nếu không nhập, khi lưu lại hệ thống sẽ tự sinh một số hóa đơn

- Ngày hóa đơn.

- Ngày ghi nhận kế toán.

- Chọn các điều khoản thanh toán

Bước 3: Nhập chi tiết hóa đơn, kích Thêm một dòng và nhập các thông tin:

- Sản phẩm

- Tài khoản ghi nhận bút toán mua hàng

- Số lượng sản phẩm

- Đơn giá

- Thuế (nếu có).

Bước 4: Kích nút LƯU để lưu thông tin hóa đơn ở trạng thái dự thảo.

- Hoặc người dùng có thể tạo hóa đơn nhà cung cấp trực tiếp từ đơn mua hàng


Lưu ý chỉ những khi hoàn thành phiếu nhập kho mới có thể tạo hóa đơn nhà cung cấp. Khi đó, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn ở trạng thái dự thảo.

II. Chỉnh sửa hóa đơn nhả cung cấp

Để chỉnh sửa thông tin hóa đơn, trên màn hình chi tiết, nhấn Sửa


- Sau khi chỉnh sửa các thông tin, nhấn Lưu

III. Xóa hóa đơn nhà cung cấp 

Để xóa hóa đơn ở trạng thái Dự thảo, chon Tác vụ>>Xóa

 

Lưu ý, người dùng chỉ được phép xóa hóa đơn khi hóa đơn ở trạng thái dự thảo.

IV. Hủy hóa đơn

Chỉ hóa đơn ở trạng thái Dự thảo mới được phép hủy, để hủy hóa đơn, trong màn hình chi tiết hóa đơn, nhấn Hủy

 

Khi đó hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã hủy

V. Xem trước hóa đơn

Để xem trước bản in hóa đơn, trong màn hình chi tiết hóa đơn, chọn In>>Hóa đơn


 Hệ thống tải xuống bản in hóa đơn ở dạng PDF

 

VI. Vào sổ hóa đơn

Để vào sổ hóa đơn, trên màn hình chi tiết hóa đơn ở trạng thái dự thảo, nhấn Xác nhận. Lúc này hệ thống ghi nhận tăng công nợ với nhà cung cấp trên hóa đơn.

 

Hóa đơn chuyển sang trạng thái đã vào sổ, đồng thời màn hình hiển thị các chức năng để Ghi nhận thanh toán, Thêm công nợ âm, Đưa về dự thảo.

- Ghi nhận thanh toán: Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp

- Thêm công nợ âm: Sử dụng trong trường hợp trả hàng lại cho nhà cung cấp

- Đưa về dự thảo: Chuyển trạng thái hóa đơn về dự thảo

 

Hệ thống tự động sinh ra các bút toán ở tab Chi tiết bút toán

Màn hình thống kê

I. Tổng quan

Màn hình tổng hợp khi truy cập chức năng Kế toán>>Bảng thông tin

 

Màn hình hiển thị thông tin các hóa đơn của các sổ nhật ký. Trong đó hai sổ nhật ký hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp sẽ tổng hợp theo trạng thái để người dùng dễ dàng quản lý.

 

- Hệ thống mặc định hiển thị các sổ nhật ký yêu thích, tức là có phát sinh hóa đơn. Người dùng dùng thanh tìm kiếm và bộ lọc để hiển thị các sổ nhật ký theo mong muốn.

- Người dùng có thể tạo mới các sổ nhật ký mới. Sau đó nếu phát sinh các hóa đơn thuộc sổ nhật ký đó, bảng thông tin cũng tổng hợp các hóa đơn theo các trạng thái.

II. Thống kê hóa đơn mua hàng

Trên màn hình thống kê, tại sổ nhật ký Hóa đơn nhà cung cấp, hệ thống phân loại các hóa đơn theo từng trạng thái: Công nợ chờ xác nhận, Công nợ chờ trả, Hóa đơn trễ

- Công nợ chờ xác nhận: Những hóa đơn nhà cung cấp ở trạng thái dự thảo, chưa vào sổ - 

- Công nợ chờ trả: Những hóa đơn nhà cung cấp đã vào sổ nhưng chưa ghi nhận thanh toán

- Hóa đơn trễ: Những hóa đơn đã vào sổ nhưng quá ngày phải trả vẫn chưa ghi nhận thanh toán.

III. Thống kê hóa đơn bán hàng

Trên màn hình thống kê, tại sổ nhật ký Hóa đơn khách hàng, hệ thống phân loại các hóa đơn theo từng trạng thái: Công nợ chờ xác nhận, Các hóa đơn chưa thanh toán, Hóa đơn trễ

- Công nợ chờ xác nhận: Những hóa đơn khách hàng ở trạng thái dự thảo, chưa vào sổ 

- Các hóa đơn chưa thanh toán: Những hóa đơn khách hàng đã vào sổ nhưng chưa ghi nhận thanh toán

- Hóa đơn trễ: Những hóa đơn khách hàng đã vào sổ nhưng quá ngày phải trả vẫn chưa ghi nhận thanh toán.

Điều khoản thanh toán

I. Tạo điều khoản thanh toán

Người dùng có thể thiết lập các điều khoản thanh toán cho hóa đơn bằng cách truy cập Kế toán>>Cấu hình>>Điều khoản thanh toán

 

Màn hình hiển thị các điều khoản thanh toán đã tạo, trong đó có một số điều khoản thanh toán phổ biến được tạo sẵn

Để tạo mới một điều khoản thanh toán, nhấn Tạo

Tại màn hình thêm mới, nhập các thông tin cần thiết

-        Tên điều khoản thanh toán

-        Mô tả của hóa đơn: Mô tả rõ hơn điều khoản thanh toán đã tạo

-        Các điều khoản thanh toán: Nhấn số dư, màn hình hiển thị thông tin chi tiết các điều khoản thanh toán

- Nếu thanh toán hết giá trị hóa đơn: Chọn loại Số dư, chọn hạn thanh toán tính từ ngày lập hóa đơn, chọn ngày tháng cụ thể của tháng để thực hiện thanh toán

- Nếu thanh toán một phần giá trị hóa đơn trước: Chọn loại số dư là Phần trăm hoặc Giá trị cố định, những thông tin còn lại điền tương tự như trên. Lưu ý, dòng cuối cùng của điều khoản thanh toán phải là số dư.

Người dùng có thể thêm điều khoản thanh toán vào thông tin chi tiết của khách hàng hoặc nhà cung cấp, khi đó khi tạo đơn báo giá mua hàng/bán hàng, điều khoản thanh toán sẽ tự nhảy theo thông tin đã thiết lập



- Khi chọn điều khoản thanh toán cho hóa đơn, phần chi tiết bút toán sẽ hiển thị rõ ngày cần thanh toán ở cột ngày phải trả, dựa vào đó để tạo báo cáo xác định tuổi nợ của khách hàng


II. Chỉnh sửa điều khoản thanh toán



Trên màn hình chi tiết điều khoản thanh toán, nhấn Sửa. Người dùng chỉnh sửa các thông tin cần thiết, sau đó nhấn Lưu

 III. Xóa điều khoản thanh toán

Để xóa một điều khoản thanh toán, trên màn hình chi tiết điều khoản, chọn Tác vụ>>Xóa.


Lưu ý: Người dùng chỉ được xóa điều khoản thanh toán khi điều khoản đó không nằm trong hóa đơn nào. Nếu xóa điều khoản thanh toán đã nằm trong một hóa đơn, hệ thống hiện thông báo.


Thay vào đó, người dùng có thể chọn Tác vụ>>Lưu trữ. Điều khoản thanh toán được lưu trữ sẽ không hiển thị để chọn khi tạo hóa đơn nữa.

Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp

I. Thanh toán toàn bộ giá trị hóa đơn

Để thanh toán hóa đơn nhà cung cấp, trên màn hình chi tiết hóa đơn, chọn Ghi nhận thanh toán 

- Màn hình hiển thị form nhập thông tin thanh toán

 

Hệ thống mặc định chon sổ nhật ký tài khoản ngân hàng để ghi nhận các bút toán, người dùng có thể chọn sổ nhật ký tài khoản ngân hàng khác hoặc sổ nhật ký tiền mặt


- Tổng tiền thanh toán mặc định là giá trị hóa đơn (theo điều khoản thanh toán), người dùng có thể thay đổi giá trị này.

- Ngày thanh toán là ngày hiện tại, người dùng có thể chọn ngày thanh toán

- Nội dung giao dịch mặc định là số hóa đơn, nội dung giao dich có thể thay đổi

- Sau khi nhập các thông tin, nhấn Tạo thanh toán

Khi đó, chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị nhãn Thanh toán, và cập nhật tình trạng thanh toán trên màn hình tổng hợp hóa đơn là Thanh toán


II.  Thanh toán một phần giá trị hóa đơn

Nếu người dùng chỉ muốn thanh toán một phần hóa đơn, tại form ghi nhận thanh toán, nhập số tiền thanh toán.


Khi đó, màn hình hiển thị phần thanh toán chênh lệch với số tiền còn lại cần thanh toán. Chọn giữ vẫn mở nếu muốn ghi nhận thanh toán một phần vả tạo phần phải trả còn lại cho hóa đơn. Chọn đánh dấu đã trả đủ để đánh dấu đã thanh toán toàn bộ giá trị hóa đơn đó

- Nhấn Tạo thanh toán, khi đó, chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị nhãn Một phần, và cập nhật tình trạng thanh toán trên màn hình tổng hợp hóa đơn là Đã trả 1 phần

 

Đối với những hóa đơn thanh toán một phần, để thanh toán phần còn lại, người dùng nhấn Ghi nhận thanh toán và màn hình hiển thị form Ghi nhận thanh toán như bước phía trên.

Hóa đơn trả hàng nhà cung cấp

Để quản lý các hóa đơn trả hàng cho nhà cung cấp, người dùng thực hiện các thao tác:

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Nhà cung cấp >> Hoàn tiền

Bước 2: Nhấn Tạo trên màn hình. Màn hinh hiển thị form tạo mới

 

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết. Người dùng nhập các thông tin chính của hóa đơn tương tự như với thao tác khi tạo hóa đơn mua hàng.

Bước 4: Nhập chi tiết hóa đơn tương tự như với thao tác khi tạo hóa đơn mua hàng.

Bước 5: Kích nút Lưu để lưu thông tin hóa đơn.

Bước 6: Kích nút Vào sổ để xác nhận và vào sổ hóa đơn. Lúc này hệ thống ghi nhận giảm công nợ với nhà cung cấp trên hóa đơn và chuyển trạng thái thành Đã vào sổ.

- Ngoài ra, người dùng tạo hóa đơn hoàn tiền cho nhà cung cấp từ màn hình chi tiết hóa đơn nhà cung cấp, nhấn chọn Thêm công nợ âm


Màn hình công nợ âm hiển thị, nhập các thông tin phù hợp

 

- Nhập lý do hoàn tiền từ nhà cung cấp

- Chọn sổ nhật ký để lưu trữ các bút toán phát sinh

- Chọn ngày đảo: Ngày đặc thù (người dùng chọn một ngày) hoặc ngày bút toán (theo ngày bút toán trên hóa đơn

- Sau khi nhập đủ các thông tin, nhấn Đảo ngược để xác nhận hoàn tiền từ nhà cung cấp


Đồng thời ghi nhận các bút toán khi trả lại hàng cho nhà cung cấp

Phiếu chi nhà cung cấp

Người dùng quản lý phiếu chi nhà cung cấp bằng cách truy cập Kế toán>>Nhà cung cấp >>Phiếu chi. Màn hình hiển thị các phiếu thanh toán của nhà cung cấp, với bộ lọc mặc định là thanh toán của nhà cung cấp.

 

Tắt bộ lọc để hiển thị tất cả các thanh toán của nhà cung cấp đó (nhà cung cấp có thể là khách hàng).

Nhấn Tạo trên màn hình để tạo mới phiếu chi nhà cung cấp, màn hỉnh hiển thị form thêm mới


Điền các thông tin

- Loại thanh toán: Gửi (thanh toán hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp) hoặc Nhận (nhận tiền từ việc trả hàng hoặc bán hàng cho nhà cung cấp)

- Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp trong danh sách hoặc có thể tạo mới nhà cung cấp từ màn hình này

- Tổng tiền: Giá trị phiếu chi nhà cung cấp

- Ngày: Mặc định là ngày hiện tại, người dùng có thể chọn ngày phát sinh phiếu chi

- Nội dung giao dịch (nếu có)

- Sổ nhật ký: Chọn sổ nhật ký để lưu lại các bút toán phát sinh từ phiếu chi

- Tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp (nếu có)

Sau khi điền các thông tin, nhấn Lưu để lưu lại, nhấn Xác nhận để vào sổ phiếu chi. Nhấn Bút toán sổ nhật ký để xem chi tiết


Màn hình hiển thị các bút toán sổ nhật ký từ phiếu chi vừa tạo


Người dùng cấu hình tài khoản kế toán ở sổ nhật ký tiền mặt hoặc ngân hàng để ghi nhận các bút toán này ở chi tiết sổ nhật ký. Truy cập Kế toán>>Cấu hình>>Các sổ nhật ký.


Màn hình hiển thị các sổ nhật ký, chọn sổ nhật ký tiền mặt hoặc ngân hàng.


Trong màn hình chi tiết sổ nhật ký, tab Thu tiền và tab Thanh toán trước, chọn tài khoản kế toán phù hợp với nhu cầu. Sau đó nhấn Lưu



Hóa đơn khách hàng

I. Tạo hóa đơn khách hàng

Để tạo hóa đơn bán hàng, người dùng thực hiện các thao tác:

Bước 1: Truy cập chức năng Kế toán>>Khách hàng>>Hóa đơn

 

Màn hình hiển thị các hóa đơn bán hàng, nhấn Tạo để mở form nhập thông tin

Bước 2: Nhập các thông tin trong form tạo mới hóa đơn