Tài liệu hướng dẫn

Thiết lập chung của phân hệ quản lý Bán hàng

Bước 1: Người dùng chọn menu Thiết lập >> Cài đặt chung >> Bán hàng để đi đến phần thiết lập chung cho phân hệ bán hàng

Bước 2: Thiết lập các nội dung

+ Danh mục sản phẩm: Các thiết lập về sản phẩm, biến thể sản phẩm được thiết lập tại đây.

+ Giá cả:

Chiết khấu: Thêm cột ghi nhận giảm giá trên từng dòng của báo giá, đơn hàng.
Phiếu giảm giá và khuyến mãi: Chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tính năng quản lý chương trình khuyến mãi (Promotion). Cho phép tạo các mã giảm giá, tạo các chương trình khuyến mãi tích điểm, tặng qìa, giảm giá.
Bảng giá: Thiết lập nhiều giá bán cho sản phẩm
- Nhiều giá bán cho một sản phẩm: Giá bán của sản phẩm có thể thay đổi trên form sản phẩm không theo quy tắc.
- Quy tắc giá nâng cao: Có thể xây dựng quy tắc tính giá cho nhiều đối tượng với công thức phức tạp và dựa vào một số cơ sở tính toán như giá vốn, giá bán,… trên form sản phẩm.
Tài khoản khách hàng: Cho phép khách hàng đăng nhập xem dữu liệu liên quan của họ.
- Chỉ khi được mời bằng tài khoản Portal
- Được đăng ký tự do bên ngoài website.
Biên lợi nhuận: Hiển thị biên lợi nhuận trên báo giá, đơn bán giúp người bán hàng ước lượng giới hạn giá để quyết định có thể tăng giản giá bán cho khách hay không.

+ Báo giá & Đơn giá:

Ký trực tuyến: Cho phép khách hàng nhận được báo giá trên giao diện website và ký xác nhận ngay trên website. Khi khách hàng ký nhận, báo giá đó sẽ được xác nhận thành đơn bán hàng.
Thanh toán online: yêu cầu thanh toán trực tuyến cho đơn hàng đó.
Mẫu báo giá: Có một số trường hợp các sản phẩm thường bán kèm với nhau, hoặc các sản phẩm thường bán, chúng ta có thể táo sẵn các sản phẩm theo mẫu. Khi tạo báo giá, chọn mấu có sẵn thì phần mềm cho chúng ta đầy đủ các sản phẩm theo mẫu đó. Tính năng này giúp tăng tốc việc làm chào giá cho khách hàng, tránh sai sót với lượng sản phẩm chào giá nhiều.
Xây dựng báo giá: Thiết kế mẫu báo giá chuyên nghiệp trên website để khách có thể tương tác trực tiếp.
Các địa chỉ của khách hàng: Cho phép quản lý nhiều địa chỉ trên hồ sơ một đối tác như: địa chỉ chi nhánh, văn phòng, địa chỉ hóa đơn, nhận tài liệu, giao hàng...
Xác nhận báo giá mặc định: Thiết lập thời hạn mặc định cho tất cả các báo giá gửi đi. Đương nhiên nếu bạn muốn thay đổi ở 1 vài báo giá cụ thể bạn vẫn có thể sửa khi taọ các báo giá đó.
Cảnh báo khi bán: Cho phép đặt cảnh báo với 1 sản phẩm bán hàng hoặc 1 khách hàng cụ thể. Tính năng này giúp cho nhân viên lưu ý một số thông điệp quan trọng trước khi thực hiện việc chào giá hay bán hàng.
Khóa đơn bán hàng đã xác nhận: Khi báo giá được xác nhận thành đơn bán, mặc định sẽ bị khóa để không thể hủy hoặc thay đổi thông tin. Chỉ có quản lý bán hàng mới có thể mở khóa để sửa đổi.
Hóa đơn chiếu lệ: Là hóa đơn tạm được xuất cho khách nhằm đối chiếu thông tin hoặc dùng làm cơ sở đề nghị thanh toán.

+ Vận chuyển:

Phương thức giao hàng: Tính toán phí vận chuyển cho đơn hàng
Hiển thị điều khoản thương mại: Hiển thị điều khoản thương mại quốc tế đơn hàng & hoá đơn.

+ Xuất hoá đơn:

Chính sách xuất hoá đơn: Mặc định được thiết lập khi tạo sản phẩm mới
- Xuất hoá đơn theo số lượng đặt hàng: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng và giá trị hàng hoá trên đơn hàng bán mà không phụ thuộc vào việc giao từ kho hay chưa
- Xuất hoá đơn theo số lượng đã giao: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng hàng hoá giao ở kho giao với giá trị trên đơn hàng bán.
Khoản trả trước: Trường hợp các khoản trả trước của hợp đồng mà xuất hoá đơn cho khoản ứng trước đó có thể sử dụng một sản phẩm mặc định cho các khoản ứng này.

Bước 3: Kích Lưu để lưu lại các thay đổi.

Thiết lập đơn vị tính

Định cấu hình đơn vị tính là điều cần thiết để đo số lượng sản phẩm được định cấu hình trong cơ sở dữ liệu của bạn. Khi mua bán sản phẩm, bạn cần phụ thuộc vào các loại biện pháp khác nhau. Người dùng có thể dễ dàng định cấu hình các đơn vị tính đó trong mô-đun Bán hàng của hệ thống. Để có được tính năng này, người dùng vào Cấu hình.

Tại mục Thiết lập, người dùng có thể bật tính năng Đơn vị tính tại tab Danh mục sản phẩm

Sau khi kích hoạt tính năng Đơn vị tính, người dùng có thể cấu hình các đơn vị tính mới bằng cách

Bước 1: Để tạo đơn vị tính cho sản phẩm, người dùng kích chọn Bán hàng >> Cấu hình, sau đó chọn Danh mục đơn vị => Hệ thống hiển thị màn hình Danh mục đơn vị tính đang có trên hệ thống

Bước 2: Kích chọn Tạo, để tạo mới một danh mục đơn vị => Hệ thống hiển thị form nhập đơn vị tính mới

Bước 3: Nhập thông tin đơn vị tính mới

Tên của nhóm đơn vị tính mới có thể được chỉ định trong trường Danh mục đơn vị.

Việc chuyển đổi giữa các đơn vị tính sẽ chỉ có thể thực hiện được nếu chúng thuộc cùng một loại. Người dùng có thể thêm một đơn vị tính mới vào nhóm đơn vị tính bằng cách kích chọn Thêm một dòng

Nhập tên đơn vị tính
Loại đơn vị tính có thể là Đơn vị gốc cho danh mục, Nhỏ hơn đơn vị gốc hoặc Lớn hơn đơn vị gốc. Bạn có thể chọn một loại phù hợp cho đơn vị mới.
Trong trường Làm tròn chính xác: Người dùng có thể thêm giá trị làm tròn để tính giá trị phù hợp nhất của đơn vị tính.

Bước 4: Kích Lưu để lưu lại lại đơn vị tính mới

Thiết lập biến thể sản phẩm theo thuộc tính

Biến thể sản phẩm được sử dụng để mô tả các sản phẩm cùng loại nhưng khác nhau về một số tính chất như màu sắc, kích thước, dung lượng…

Kích hoạt tính năng biến thể phần mềm

Để kích hoạt tính năng biến thể sản phẩm người dùng truy cập ứng dụng Bán hàng, vào Cấu hình ‣ Thiết lập ‣ Danh mục sản phẩm và kích hoạt Biến thể.

Thiết lập thuộc tính sản phẩm

Bước 1: Để thiết lập thuộc tính sản phẩm, người dùng kích chọn Bán hàng >> Cấu hình >> Thuộc tính

Bước 2: Để tạo một thuộc tính mới, người dùng kích chọn Tạo, hệ thống hiển thị form tạo thuộc tính mới

Bước 3: Người dùng nhập thông tin các trường

+ Tên thuộc tính: đặt tên cho thuộc tính

+ Loại hiển thị: Loại này hiển thị loại được sử dụng trong quá trình cấu hình sản phẩm.

+ Chế độ tạo biến thể: Có ba tùy chọn

Ngay lập tức: Tại đây, chúng tôi có thể thêm tất cả các biến thể có thể có ngay sau khi thuộc tính và các giá trị của thuộc tính được thêm vào sản phẩm
Động: Ở đây, mỗi biến thể chỉ được tạo nếu các thuộc tính và giá trị tương ứng của nó được thêm vào đơn đặt hàng.
Không bao giờ: Trong trường hợp này, các biến thể không bao giờ được tạo cho thuộc tính.

Lưu ý: Cần lưu ý rằng không thể thay đổi chế độ tạo biến thể sau khi thuộc tính được sử dụng trên ít nhất một sản phẩm.

Bước 4: Nhấn Lưu để lưu thông tin thuộc tính mới

Cách tạo biến thể sản phẩm

Bước 1: Trên form tạo sản phẩm, tab Thuộc tính & biến thể, chọn thuộc tính và các giá trị thuộc tính muốn áp dụng cho sản phẩm.

Bước 2: Kích chọn Thêm một dòng để thêm thuộc tính mới cho sản phẩm

Bước 3: Kích chọn Lưu, các biến thể sẽ được sinh ra

Số lượng biến thể sinh ra phụ thuộc vào số thuộc tính đã tạo. Như ảnh minh hoạ thì sẽ là 2*6 = 12 biến thể được sinh ra.

Quản lý giá biến thể sản phẩm

Việc tạo các biến thể thay vì tạo các sản phẩm riêng lẻ giúp bạn quản lý giá của các dòng sản phẩm theo một số quy tắc nhất định và khi có sự thay đổi giá, chúng ta dễ dàng cập nhật hàng loạt thay vì cập nhật giá từng sản phẩm lẻ.

Bước 1: Trên form sản phẩm, người dùng chọn Thuộc tính & Biến thể >> Cấu hình để thiết lập cộng hoặc trừ giá trị của biến thể so với sản phẩm chính.

Bước 2: Có bảng thiết lập cộng hoặc trừ giá trị của biến thể so với giá gốc của sản phẩm.

Theo ví dụ này giá gốc của sản phẩm này là 80.000đ.

Mỗi giá trị thuộc tính sẽ được cộng thêm 1 phần giá trị:

Sz 80: + 0 đ
Sz 90: + 0 đ
Sz 100: + 20.000 đ
Sz 110: + 20.000 đ
Sz 120: + 20.000 đ
Sz 130: + 25.000 đ

Bước 3: Người dùng kích chọn Tab Biến thể, lúc này giá trị của biến thể sẽ thay đổi theo quy tắc vừa thiết lập

Thiết lập bảng giá

Bạn có thể bán cùng một sản phẩm nhưng với các mức giá khác nhau đối với các đối tượng khách hàng khác nhau, đối với từng thời điểm khác nhau và hệ thống có cách tuyệt vời để tự động tính toán giá bán theo các quy tắc tính giá hay là các Bảng giá.

Bảng giá cung cấp giá của các sản phẩm và dịch vụ hiện tại cho khách hàng của bạn. Các bảng giá này có thể thay đổi theo các dịp và xu hướng thị trường khác nhau.

Kích hoạt tính năng Bảng giá bán hàng

Để sử dụng tính năng Bảng giá, bạn kích hoạt ở menu: Bán hàng >> Cấu hình >> Thiết lập >> Bảng giá

Thiết lập bảng giá

Thiết lập bảng giá có hai cách

Thiết lập thủ công

Bước 1: Người dùng chọn menu Bán hàng >> Sản phẩm >> Bảng giá >> Tạo để mở màn hình tạo mới bảng giá

Bước 2: Nhập tên bảng giá

Bước 3: Kích vào Thêm một dòng để thêm các quy tắc giá cho bảng giá.

Bước 4: Nhập thông tin

Chọn sản phẩm có sẵn hoặc nhập tên một sản phẩm mới
Chọn biến thể sản phẩm
Số lượng tối thiểu: Quy tắc này chỉ được áp dụng với số lượng tối thiểu được điền ở đây.
Giá: Nhập giá áp dụng cho sản phẩm.
Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu áp dung quy tắc
Ngày kết thúc: Ngày kết thúc việc áp dụng quy tắc. Hết thời gian giá sẽ được lấy theo Bảng giá niêm yết theo giá bán trên form sản phẩm.

Bước 5: Sau khi cấu hình xong các công thức cho bảng giá, kích nút Lưu để lưu lại bảng giá.

Import bảng giá

Bước 1: Người dùng dùng chọn menu Bán hàng >> Sản phẩm >> Bảng giá để mở ra màn hình bảng giá

Bước 2: Kích chọn Yêu thích >> Nhập hồ sơ để import bảng giá của sản phẩm

Bước 3: Thực hiện import:

Kích nút Import mẫu bảng giá để tải về PC file mẫu của bảng giá
Thực hiện nhập thông tin bảng giá vào file theo mẫu

Kích nút Tải tệp lên và chọn file muốn tải lên

Dữ liệu trong file sẽ được hiển thị

Kích nút Kiểm tra để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu tải lên.
- Nếu tất cả dữ liệu đã đúng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Mọi thứ dường như hợp lệ.
- Nếu dữ liệu sai, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo để người dùng sửa file và import lại.

Lúc này người dùng kích nút Nhập để thực hiện import các dữ liệu này vào bảng giá đang thực hiện. Hệ thống hiển thị thông báo Hồ sơ đã được nhập vào thành công

Chương trình khuyến mại & Phiếu giảm giá

Khuyến mãi nhằm mục đích chính là kích cầu tiêu dùng, thúc đẩy người tiêu dùng mua và mua nhiều hơn các hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp hoặc phân phối. Ngoài ra, hoạt động khuyến mãi còn nhằm mục đích quảng bá thương hiệu sản phẩm và doanh nghiệp.

Các chương trình khuyến mãi là công cụ khuyến khích mua hàng tốt nhất được thiết lập sẵn tại phân hệ bán hàng. Bằng cách triển khai các công cụ này, người dùng sẽ có thể thu hút nhiều khách hàng hơn và Izierp cho phép người dùng quản lý họ một cách hiệu quả. Nó cũng hỗ trợ người dùng cuối tạo các chương trình khuyến mãi cho sản phẩm theo yêu cầu của họ.

Kích hoạt phiếu giảm giá và khuyến mại

Để kích hoạt khuyến mại & phiếu giảm giá, người dùng truy cập Thiết lập chung >> Bán hàng >> Phiếu giảm giá & khuyến mại. => Kích hoạt Phiếu giảm giá và tuỳ chọn khuyến mại.

Tạo chương trình khuyến mại

Sau khi kích hoạt chương trình khuyến mại, người dùng có thể tạo mới chương trình khuyến mại bằng cách

Bước 1: Người dùng kích chọn menu Bán hàng >> Sản phẩm >> Chương trình khuyến mại >> Kích Tạo hệ thống hiển thị form tạo mới chương trình khuyến mại

Bước 2: Nhập các thông tin của chương trình, các thông tin cần lưu ý:

+ Tên chương trình khuyến mại: Cho biết tên của chương trình khuyến mại.

+ Điều kiện:

Dựa theo khách hàng: Chương trình khuyến mại này chỉ có thể được áp dụng cho một số khách hàng đã chọn. Khách hàng có thể được lọc theo nhu cầu. Nếu người dùng không cấu hình thì mặc định tất cả các khách hàng đều được áp dụng chương trình khuyến mại này.

Dựa theo sản phẩm: Người mua sẽ nhận được phần thưởng khi mua các sản phẩm đã chọn. Khi mua các sản phẩm đã chọn, phần thưởng sẽ được trao. Theo mặc định, tất cả các bản ghi sản phẩm có thể bán được sẽ được lấy.

Số lượng: Số lượng sản phẩm trên đơn hàng để được áp dụng khuyến mại.
Đơn mua hàng tối thiểu: Ngưỡng dưới của giá trị đơn hàng cần đạt đẻ được áp dụng CTKM.
Cách dùng mã KM:
- Áp dụng tự động: Không cần mã. Trong trường hợp này, phần thưởng sẽ tự động được áp dụng khi quy tắc được đáp ứng.
- Sử dụng mã: Nếu quy tắc chương trình được đáp ứng, mã hợp lệ sẽ phải được thêm vào để thêm phần thưởng.

+ Xác nhận:

Áp dụng đầu tiên
Ngày bắt đầu chương trình
Ngày kết thúc chương trình

+ Phần thưởng

Có thể được áp dụng:
- Áp dụng cho đơn hàng hiện tại: CTKM cho phéo người dùng áp dụng phần thưởng cho đơn đặt hàng hiện tại.

- Gửi phiếu giảm giá: Người dùng chọn Gửi phiếu giảm giá, tại tab Xác nhận sẽ sinh ra trường Hiệu lực phiếu giảm giá

Thưởng: Phần thưởng có thể có hai cách là chiết khấu và sản phẩm miễn phí
- Phần thưởng chiết khấu
- - Áp dụng chiết khấu: Giảm giá có thể được thiết lập theo hai cách khác nhau
  - - Phần trăm: Phần trăm cố định của tổng số tiền
    - Giá trị cố định: Giảm giá số tiền cố định
  - Chiết khấu áp dụng cho:
  - - Theo đơn đặt hàng: Giảm giá có thể được áp dụng trên toàn bộ đơn hàng.
    - Sản phẩm rẻ nhất: Giảm giá có thể được áp dụng cho sản phẩm rẻ nhất trong đơn đặt hàng
    - Sản phẩm cụ thể: Giảm giá sẽ được giảm giá cho một sản phẩm cụ thể
  - Khoản chiết khấu tối đa: Số tiền chiết khấu tối đa được cung cấp

- Phần thưởng sản phẩm miễn phí: Người dùng sẽ chọn sản phẩm dùng để tặng và số lượng tặng

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu mã khuyến mại

Bước 4: Chương trình khuyến mại được tạo sẽ hiển thị trạng thái Đang hoạt động khi đến ngày bắt đầu CTKM và tự động Ngưng hoạt động khi đến ngày kết thúc CTKM.

Áp dụng chương trình khuyến mại trên đơn bán hàng

Sử dụng phần thưởng Chiết khấu

Ví dụ người dùng tạo một chương trình khuyến mại giảm 10% trên tổng hóa đơn cho tất cả các khách hàng. Với tổng giá trị được giảm tối đa là 100.000 VNĐ

Bước 1: Truy cập Bán hàng >> Đơn hàng >> Báo giá, kích chọn Tạo để tạo báo giá mới.

Bước 2: Người dùng nhập thông tin báo giá mới

Bước 3: Sau khi điền các thông tin trên báo giá, chọn Chương trình khuyến mãi để hệ thống đối chiếu các điều kiện và áp dụng Chương trình khuyến mãi.

Bước 4: Khi đó, dòng đơn bán với sản phẩm khuyến mãi đã được thêm trong báo giá. Đơn bán đã áp dụng chương trình khuyến mãi thành công.

Lúc này, bạn kiểm tra thông tin và xác nhận báo giá để chuyển thành đơn bán.

Sử dụng phần thưởng là sản phẩm miễn phí

Ví dụ, người dùng tạo chương trình khuyến mại mua 1 lốc pepsi tặng kèm 1 lon pepsi miễn phí

Bước 1: Người dùng tạo mới một báo giá. Tại dòng báo giá, lựa chọn sản phẩm và sản phẩm được tặng kèm như theo ví dụ là 1 lon pepsi

Bước 2: Kích chọn Chương trình khuyến mãi. Lúc này hệ thống sinh ra dòng báo giá mới của sản phẩm tặng kèm và bù trừ với số tiền trước đó đã nhập để giá trị của sản phẩm này bằng 0.

Bước 3: Lúc này người dùng kiểm tra lại thông tin và xác nhận báo giá thành đơn bán

Gửi phiếu giảm giá

Ví dụ người dùng có một chương trình khuyến mại: Gửi phiếu giảm giá 10% trên tổng đơn

Bước 1: Truy cập Bán hàng >> Đơn hàng >> Báo giá, kích chọn Tạo để tạo báo giá mới.

Bước 2: Nhập thông tin báo giá

Bước 3: Kích chọn chương trình khuyến mại để áp dụng chương trình khuyến mại đã thiết lập trên báo giá này

Bước 4: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một phiếu khuyến mãi ở trạng thái Đang chờ.

Bước 5: Truy cập Bán hàng ‣ Sản phẩm ‣ Chương trình khuyến mãi, chọn chương trình giảm giá và kích chọn Phiếu khuyến mãi ở góc phải màn hình để kiểm tra thông tin phiếu khuyến mãi được tạo.

Bước 6: Hệ thống hiển thị thông tin các phiếu giảm giá được tạo

Bước 7: Tại giao diện chi tiết phiếu khuyến mãi, bạn sẽ nhìn thấy thông tin mã khuyến mãi, khách hàng và được tạo từ đơn bán nào tại trường Mã Đơn bán.

Bước 8: Sau khi xác nhận báo giá, mã giảm giá sẽ chuyển trạng thái từ Đang chờ sang Hợp lệ. Lúc này, nhân viên bán hàng có thể kích chọn Gửi qua email để gửi phiếu khuyến mãi tới khách hàng.

Khách hàng sẽ nhận được email với thông tin mã phiếu giảm giá để có thể áp dụng cho đơn hàng tiếp theo

Lưu ý: Khách hàng cần được thiết lập email khả dụng để hệ thống có thể gửi email tới email của khách hàng

Tạo phiếu giảm giá

Phiếu giảm giá có thể được sử dụng để tạo ra giảm giá giới hạn. Phiếu giảm giá có thể được gọi là mã sử dụng một lần. Nó có thể tạo ra chiết khấu cho khách hàng. Chiết khấu cho các sản phẩm và dịch vụ là cách tốt nhất để thu hút sự chú ý của khách hàng và khiến họ muốn mua. Trong nền tảng IZIERP, bạn có điều khoản để quản lý chiết khấu trên từng đơn hàng bán hàng.

Sau khi kích hoạt chương trình khuyến mại, người dùng có thể tạo mới chương trình khuyến mại bằng cách

Bước 1: Người dùng kích chọn menu Bán hàng >> Sản phẩm >> Chương trình phiếu giảm giá >> Kích Tạo hệ thống hiển thị form tạo mới chương trình phiếu giảm giá

Bước 2: Nhập các thông tin của chương trình, các thông tin cần lưu ý:

+ Tên chương trình phiếu giảm giá: Cho biết tên của chương trình phiếu giảm giá.

+ Điều kiện:

Dựa theo sản phẩm: Người mua sẽ nhận được phần thưởng khi mua các sản phẩm đã chọn. Khi mua các sản phẩm đã chọn, phần thưởng sẽ được trao. Theo mặc định, tất cả các bản ghi sản phẩm có thể bán được sẽ được lấy.

Số lượng: Số lượng sản phẩm trên đơn hàng để được áp dụng phiếu giảm giá.
Đơn mua hàng tối thiểu: Ngưỡng dưới của giá trị đơn hàng cần đạt để được áp dụng chương trình phiếu giảm giá.

+ Xác nhận: Thời hạn hiệu lực của phiếu giảm giá, = 0, không giới hạn ngày hiệu lực

+ Phần thưởng Có hai loại phần thưởng, người dùng có thể lựa chọn Chiết khấu hoặc Sản phẩm miễn phí

Chiết khấu:
- Áp dụng chiết khấu: Cho phép chiết khấu theo % hoặc giá cố định
- Chiết khấu áp dụng cho:
- - Theo đơn đặt hàng: Giảm giá có thể được áp dụng trên toàn bộ đơn hàng.
  - Sản phẩm rẻ nhất: Giảm giá có thể được áp dụng cho sản phẩm rẻ nhất trong đơn đặt hàng
  - Sản phẩm cụ thể: Giảm giá sẽ được giảm giá cho một sản phẩm cụ thể
- Khoản chiết khấu tối đa: Nhập thông tin số tiền khuyến mại không được vượt quá khi áp dụng phiếu giảm giá trên đơn hàng.

Sản phẩm miễn phí: Nhập thông tin sản phẩm dùng để tặng và số lượng tặng

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu phiếu giảm giá

Bước 4: Sử dụng phiếu giảm giá: Bạn có thể sử dụng phiếu giảm giá bằng cách gửi mã phiếu giảm giá tới khách hàng qua email, tin nhắn hoặc in trực tiếp trên hoá đơn. Khi khách hàng mua hàng và áp dụng mã phiếu giảm giá trong quá trình thanh toán, giá trị giảm giá sẽ được áp dụng và tổng cộng sẽ được điều chỉnh.

Áp dụng phiếu giảm giá trên đơn bán

Bước 1: Truy cập Bán hàng >> Đơn hàng >> Báo giá, kích chọn Tạo để tạo báo giá mới.

Bước 2: Nhập thông tin báo giá

Bước 3: Kích chọn Phiếu giảm giá để áp dụng phiếu giảm giá đã thiết lập trên báo giá này

Bước 4: Người dùng nhập mã phiếu giảm giá và kích chọn Áp dụng để áp dụng phiếu giảm giá cho đơn bán

Bước 5: Khi đó, dòng đơn bán với sản phẩm khuyến mãi đã được thêm trong báo giá. Đơn bán đã áp dụng phiếu giảm giá thành công.

Quản lý báo giá

Báo giá sản phẩm là tài liệu chính thức mà người bán cung cấp cho người mua với thông tin về các chi phí sẽ liên quan đến một hoặc nhiều sản phẩm mong muốn. Nó cũng có thể là giá của một dịch vụ.

Bằng cách tạo một báo giá bán hàng, người bán có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình ở một mức giá xác định và người mua có thể hiểu chi phí sản phẩm và dịch vụ chính xác trước khi họ cam kết giao dịch. Báo giá bán hàng sau đó có thể được chuyển đổi thành đơn đặt hàng thành công nếu khách hàng hài lòng với ưu đãi của công ty bạn.

Tạo báo giá mới

Bước 1: Để tạo báo giá mới, người dùng kích chọn Bán hàng >> Đơn hàng >> Báo giá

Bước 2: Kích Tạo, hệ thống hiển thị một form báo giá để người dùng nhập thông tin.

Bước 2:

Ở góc phải của giao diện, bạn sẽ thấy các trạng thái của Đơn bán được hiển thị trên thanh trạng thái:

+ Báo giá: Khi tạo mới một Báo giá;

+ Báo giá đã gửi: Khi chọn Gửi qua email và xác nhận gửi báo giá cho khách hàng qua email;

+ Đơn bán: Báo giá được xác nhận và chuyển thành đơn bán.

Trên form báo giá người dùng nhập thông tin chi tiết cho các trường.

+ Khách hàng: Chọn khách hàng có sẵn hoặc tạo thông tin cho khách hàng mới

+ Hết hạn: Ngày hết hạn của báo giá, chỉ hiển thị khi đang ở trạng thái Báo giá

+ Mẫu báo giá: Lựa chọn một báo giá nhiều dòng, nhiều sản phẩm đã được tạo sẵn, thường ứng dụng khi bạn bán sản phẩm theo bộ

+ Bảng giá: Bảng giá áp dụng cho báo giá

+ Chọn điều khoản thanh toán: Lựa chọn điều khoản thanh toán cho báo giá: Thanh toán ngay, 15 ngày, 21 ngày, 30 ngày, 45 ngày, 2 tháng, cuối tháng kế tiếp

+ Tab Chi tiết đơn hàng: Cho phép người dùng nhập tên hoặc mã sản phẩm để tìm kiếm sản phẩm trong báo giá. Khi chọn sản phẩm hệ thống sẽ tự động lấy ra giá bán của sản phẩm ở bảng giá đã chọn. Người dùng nhập số lượng sản phẩm.

+ Tab Sản phẩm tuỳ chọn: Hiển thị thông tin sản phẩm phụ mà khách hàng có thể thêm vào tab sản phẩm, khi bán hàng với sản phẩm chính bên tab sản phẩm được cấu hình trong sản phẩm.

+ Tab Thông tin khác: Người dùng cần lưu ý các thông tin sau

Bán hàng:
- Nhân viên bán hàng: Người phụ trách đơn bán này. Nếu trên liên hệ của khách hàng có thiết lập tài khoản của nhân viên kinh doanh phụ trách thì phần mềm sẽ tự động gán khi tạo báo giá. Trường hợp trên liên hệ không thiết lập, hệ thống sẽ lấy mặc định là người đang tạo báo giá;
- Đội bán hàng: Là đội mà nhân viên bán hàng thuộc về. Thông tin này sử dụng để lên các báo cáo về doanh số theo nhân viên và đội bán hàng;
Chính sách vận chuyển:
- Càng sớm càng tốt: Lựa chọn phương án này, ngày kế hoạch giao hàng sẽ được thiết lập dựa trên sản phẩm có ngày giao hàng sớm nhất. Với lựa chọn này, bạn có thể giao hàng nhiều hơn một lần;
- Khi tất cả sản phẩm sẵn sàng: Lựa chọn phương án này, có nghĩa là bạn sẽ thực hiện giao hàng một lần cho tất cả các sản phẩm khi khả dụng, hay nói cách khác, ngày kế hoạch giao hàng sẽ được thiết lập dựa trên sản phẩm có ngày giao hàng muộn nhất.
Theo dõi: Khi bạn kích hoạt chế độ nhà phát triển, bạn có thể nhìn thấy các trường thông tin này.

Bước 3: Kích Lưu để lưu lại báo giá

Gửi báo giá cho khách hàng

Sau khi điền các thông tin cần thiết trên Báo giá, người dùng có thể gửi báo giá cho khách hàng bằng việc ấn nút Gửi qua email. Khi đó, một cửa sổ soạn thảo mở ra:

Người dùng có thể soạn nội dung email và thêm địa chỉ/ liên hệ muốn gửi;
Phần mềm tự động đính kèm file mẫu báo giá dạng PDF cùng email bạn gửi đi;
Ngoài ra, người dùng có thể chọn nội dung mẫu email có sẵn, hoặc lưu nội dung email này thành một mẫu email mới để tái sử dụng.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn Gửi.

Người dùng có thể xem báo giá được hiển thị trên website bằng cách kích chọn Khách hàng xem trước trên báo giá.

Tùy vào thiết lập của người dùng, khách hàng có thể tiến hành Ký và thanh toán ngay trên website.

Xác nhận báo giá

Sau khi nhận được phản hồi của khách hàng, bạn có thể có những tình huống sau:

Khách không đồng ý với giá bạn báo:
- Ấn Sửa để sửa lại và gửi báo giá lại theo thỏa thuận với khách;
- Ấn Hủy nếu bạn muốn hủy đơn hàng này.
Khách hàng đồng ý với thông tin báo giá bạn gửi: Ấn Xác nhận để xác nhận báo giá.

Khi đó, trạng thái của báo giá sẽ chuyển thành Đơn bán.

Sau khi báo giá chuyển thành đơn bán, phần mềm cho phép người dùng quản lý các thông tin về giao nhận hàng hóa và hóa đơn bán hàng.

Mẫu báo giá

Mẫu báo giá là một tài liệu có thể tùy chỉnh trong đó một tổ chức có thể bao gồm chi tiết sản phẩm và dịch vụ và chi phí ước tính của họ để cung cấp cho khách hàng tiềm năng của họ.

Để truy cập tính năng này, người dùng cần kích hoạt tuỳ chọn mẫu báo giá từ Thiết lập

Bước 1: Người dùng kích chọn Thiết lập >> Cài đặt chung >> Bán hàng >> Mẫu báo giá

Bước 2: Kích Lưu để lưu thiết lập

Để tạo mẫu báo giá mới

Bước 1: Người dùng kích chọn Bán hàng >> Cấu hình >> Mẫu báo giá >> Tạo để tạo mẫu báo giá mới.

Bước 2: Người dùng nhập thông tin các trường:

+ Nhập tên mẫu báo giá

+ Số ngày tính ngày hiệu lực của báo giá

+ Tab Dòng: người dùng có thể chọn sản phẩm và phân bổ số lượng, đơn vị đo lường cùng với mô tả của sản phẩm. Hơn nữa, bạn có thể thêm một phần ghi chú bằng cách chọn menu tương ứng.

+ Tab Sản phẩm: người dùng có thể phân bổ sản phẩm tuỳ chọn cùng với các chi tiết như mô tả sản phẩm, số lượng, đươn vị đo lường. Điều này có thể được tiến hành bằng cách chọn tuỳ chọn Thêm một dòng

+ Tab Xác nhận: người dùng có thể đặt quy trình xác nhận. Điều này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của chữ lý trực tiếp và thanh toán trực tiếp. Ngoài ra, quản trị viên có thể đặt các điều khoản và điều kiện mặc định trong cài đặt bán hàng

Đơn bán hàng

Các đơn hàng bán trong hệ thống được tạo dựa trên các báo giá được gửi đi. Người dùng có thể xác minh các yêu cầu mua hàng và tạo đơn hàng bán ngay từ menu Báo giá. Izierp cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo đơn hàng bán ngay lập tức mà không cần gửi báo giá, điều này sẽ giúp người dùng xử lý các hoạt động bán hàng được quy định của công ty.

Tạo đơn hàng từ báo giá có sẵn

Bước 1: Người dùng kích chọn Bán hàng >> Đơn hàng >> Báo giá hệ thống hiển thị danh sách các báo giá đang có trên hệ thống

Bước 2: Người dùng có thể tuỳ chọn xác nhận báo giá có sẵn để lên đơn hàng từ chính báo giá này bằng cách kích chọn 1 báo giá và chọn Xác nhận để báo giá trở thành Đơn hàng.

Tạo đơn hàng từ module Bán hàng trên hệ thống

Bước 1: Người dùng kích chọn Bán hàng >> Đơn hàng >> Đơn hàng >> Kích chọn Tạo để tạo đơn hàng mới

Bước 2: Người dùng nhập thông tin các trường

+ Khách hàng: Chọn khách hàng có sẵn hoặc tạo thông tin cho khách hàng mới

+ Hết hạn: Ngày hết hạn của báo giá, chỉ hiển thị khi đang ở trạng thái Báo giá

+ Mẫu báo giá: Lựa chọn một báo giá nhiều dòng, nhiều sản phẩm đã được tạo sẵn, thường ứng dụng khi bạn bán sản phẩm theo bộ

+ Bảng giá: Bảng giá áp dụng cho báo giá

+ Chọn điều khoản thanh toán: Lựa chọn điều khoản thanh toán cho báo giá: Thanh toán ngay, 15 ngày, 21 ngày, 30 ngày, 45 ngày, 2 tháng, cuối tháng kế tiếp

+ Tab Thông tin khác: Người dùng cần lưu ý các thông tin sau

Bán hàng:
- Nhân viên bán hàng: Người phụ trách đơn bán này. Nếu trên liên hệ của khách hàng có thiết lập tài khoản của nhân viên kinh doanh phụ trách thì phần mềm sẽ tự động gán khi tạo báo giá. Trường hợp trên liên hệ không thiết lập, hệ thống sẽ lấy mặc định là người đang tạo báo giá;
- Đội bán hàng: Là đội mà nhân viên bán hàng thuộc về. Thông tin này sử dụng để lên các báo cáo về doanh số theo nhân viên và đội bán hàng;
Chính sách vận chuyển:
- Càng sớm càng tốt: Lựa chọn phương án này, ngày kế hoạch giao hàng sẽ được thiết lập dựa trên sản phẩm có ngày giao hàng sớm nhất. Với lựa chọn này, bạn có thể giao hàng nhiều hơn một lần;
- Khi tất cả sản phẩm sẵn sàng: Lựa chọn phương án này, có nghĩa là bạn sẽ thực hiện giao hàng một lần cho tất cả các sản phẩm khi khả dụng, hay nói cách khác, ngày kế hoạch giao hàng sẽ được thiết lập dựa trên sản phẩm có ngày giao hàng muộn nhất.
Theo dõi: Khi bạn kích hoạt chế độ nhà phát triển, bạn có thể nhìn thấy các trường thông tin này.

Bước 3: Người dùng nhấn Lưu để lưu báo giá

Bước 4: Nhấn Xác nhận để xác nhận báo giá thành đơn hàng

Khóa đơn hàng đã xác nhận

Bước 1: Người dùng kích chọn Thiết lập >> Cài đặt chung >> Bán hàng >> Kích chọn Khoá đơn hàng đã xác nhận

Người dùng có thể bật hoặc tắt tuỳ chọn tự động Khoá đơn hàng đã xác nhận này.

Bước 2: Kích chọn Lưu để lưu lại thiết lập

Bước 3: Tại cửa sổ đơn bán hàng sau khi đã Xác nhận đơn, có thêm tuỳ chọn Khoá để người dùng có thể khoá đơn bán hàng, điều này cho phép người dùng tránh bất kỳ thay đổi nào khác với đơn hàng được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào khác hoặc người dùng của hệ thống.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn là chứng từ thương mại do người bán sản phẩm và dịch vụ gửi cho khách hàng. Nói một cách dễ hiểu, đó là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua. Người bán có thể gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi xác nhận đơn đặt hàng.

Các hóa đơn bao gồm tất cả các thông tin về giao dịch bán hàng như chi tiết sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán và nhiều thông tin khác.

Tạo hóa đơn bán hàng

Sau khi người dùng Xác nhận đơn đặt hàng sẽ có thể tạo hoá đơn cho đơn hàng đó.

Bước 1: Người dùng kích chọn Tạo hoá đơn, hệ thống hiển thị một cửa sổ tạo hoá đơn

Bước 2: Người dùng có thể xem các tuỳ chọn khác nhau để tạo hoá đơn:

+ Hoá đơn thông thường

+ Khoản trả trước (phần trăm)

+ Khoản trả trước (số tiền cố định)

Khi người dùng chọn tuỳ chọn Khoản trả trước sẽ có hai tuỳ chọn. Một là số tiền cố định và tỷ lệ phần trăm của tổng số tiền cho phép khách hàng trả một phần trăm số tiền trong khi đặt hàng với thoả thuận rằng số tiền còn lại sẽ thanh toán sau.

Trường tiếp theo số tiền thanh toán trước có nghĩa là tỷ lệ phần trăm của số tiền được lập hoá đơn trước, không bao gồm thuế. Sau đó, người dùng có thể phân bổ tài khoản thu nhập từ menu thả xuống và đó là tài khoản được sử dụng để gửi tiền. Hơn nữa, người dùng có thể chỉ định các loại thuế được sử dụng cho các khoản tiền gửi trong trường thuế khách hàng.

Bước 3: Người dùng chọn Tạo và xem hoá đơn có sẵn, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết hoá đơn.

Bước 4: Hoá đơn khách hàng được tạo và ở trạng thái Dự thảo. Người dùng có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trong hoá đơn bằng cách chọn nút Sửa

Xác nhận hóa đơn

Sau khi kích Xác nhận, trạng thái hoá đơn chuyển từ Dự thảo thành Đã vào sổ

Người dùng có thể xem trước hóa đơn bằng cách kích chọn Xem trước

Nếu người dùng không muốn tạo hoá đơn kích chọn Hủy

Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi xác nhận tạo hóa đơn, người dùng có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng cách kích chọn Gửi&In. Khi đó một cửa sổ Gửi hóa đơn sẽ hiện ra:

Người dùng có thể soạn nội dung email và thêm địa chỉ/ liên hệ muốn gửi;
Phần mềm tự động đính kèm file mẫu hóa đơn dạng PDF cùng email bạn gửi đi;
Ngoài ra, người dùng có thể chọn nội dung mẫu email có sẵn, hoặc lưu nội dung email này thành một mẫu email mới để tái sử dụng.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn Gửi&In.

Ghi nhận thanh toán

Sau khi xác nhận hóa đơn người dùng tiến hành ghi nhận thanh toán.

Người dùng kích chọn Ghi nhận thanh toán. Người dùng có thể phân bổ Nhật ký cùng với Tài khoản ngân hàng Người nhận. Và phân bổ Số tiền, Ngày thanh toán và Bản ghi nhớ.

Sau khi điền vào tất cả các trường bắt buộc và kích chọn Tạo thanh toán. Hoá đơn lúc này sẽ hiển thị rằng hoá đơn đã được Thanh toán.

Hoàn tiền

Hệ thống cho phép hoàn lại hóa đơn bằng cách kích chọn Thêm công nợ âm để hoàn lại tiền cho đơn bán hàng.

Hệ thống hiển thị cửa sổ công nợ âm, người dùng nhập đầy đủ thông tin như Phương thức tín dụng, Lý do hoàn tiền, Ngày đảo ngược, Nhật ký sử dụng cụ thể, Ngày hoàn trả. sau khi phân bổ tất cả các chi tiết, kích chọn Đảo ngược.

Lưu ý rằng giấy báo có được tạo trong bản nháp và có thể được chỉnh sửa trước khi được phát hành.

Hệ thống sẽ sinh ra một Dự thảo của công nợ âm này

Người dùng kích chọn xác nhận để hoàn tiền cho khách hàng.