Tài liệu hướng dẫn

Quản lý kho

Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động chính, thường xuyên và liên tục của doanh nghiệp. Thông thường, việc quản lý, điều phối hoạt động luân chuyển hàng hóa, lưu kho là một công việc phức tạp, tốn nhiều công sức. Việc tính toán điều phối hàng hóa trong kho giúp doanh nghiệp có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh nhưng cũng không để lượng dự trữ quá nhiều gây lãng phí vốn, chỗ để, công tác lưu trữ bảo quản...

Khác biệt giữa kho hàng và địa điểm

Kho hàng là một tòa nhà hoặc một địa điểm đạt các điều kiện nhất định để sử dụng cho việc chứa và lưu trữ hàng hoá. Kho được sử dụng bởi các nhà sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, buôn bán, vận chuyển, phân phối, các doanh nghiệp, hải quan, các cơ quan nhà nước cho đến các cá nhân, v.v. Hàng hóa lưu trữ có thể bao gồm bất kỳ nguyên liệu, vật liệu đóng gói, linh kiện, hoặc hàng hóa thành phẩm liên quan đến nông nghiệp, sản xuất, hoặc thương mại, v.v..

Người dùng có thể thiết lập nhiều kho hàng và tạo các dịch chuyển giữa các kho.

Địa điểm kho thuộc kho hàng: kệ, giá, thùng, tầng, v.v. Một địa điểm kho là một không gian cụ thể trong nhà kho. Quan hệ giữa kho hàng và địa điểm kho là quan hệ một - nhiều. Điều đó có nghĩa người dùng có thể cấu hình nhiều địa điểm kho trong cùng một nhà kho.

Kho hàng có một địa chỉ cụ thể và người dùng sẽ không thay đổi vị trí tùy ý được. Ví dụ, Công ty TNHH A có Kho Hà Nội ở địa chỉ số 2 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. Khác với kho hàng thì địa điểm kho sẽ linh hoạt hơn và người dùng có thể dịch chuyển vị trí để phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ví dụ, trong kho Hà Nội, kệ số 1 được đặt ở vị trí cạnh cửa ra vào kho. Nhưng vì nhu cầu lưu trữ lâu dài hàng hóa nên kệ số 1 được di chuyển đến cuối nhà kho.

Có ba loại địa điểm:

Địa điểm thực tế là các địa điểm nội bộ - một phần của kho hàng mà bạn sở hữu. Chúng có thể là khu vực xếp dỡ hàng hóa của nhà kho, kệ hàng hoặc một bộ phận,...
Địa điểm đối tác là không gian trong kho của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Chúng hoạt động tương tự như Địa điểm thực tế, tuy nhiên có sự khác biệt duy nhất là vị trí không tồn tại, những trong đó sản phẩm có thể được đặt khi chúng chưa ở trong kho thực tế. Chúng rất hữu ích khi bạn muốn đưa các sản phẩm bị thất lạc ra khỏi kho của mình (giả sử, trong trường hợp thất thoát hàng tồn kho) hoặc khi bạn muốn tính đến các sản phẩm đang được chuyển đến kho của bạn (Mua sắm).
Các địa điểm ảo là nơi không tồn tại, nhưng sản phẩm được ghi nhận tại đó khi đó không phải là 1 địa điểm vật lý đã có. Chúng rất hữu ích khi bạn muốn đưa các sản phẩm bị thất lạc ra khỏi kho của mình (trong trường hợp Mất hàng tồn kho) hoặc khi bạn muốn tính đến các sản phẩm đang được chuyển đến kho của bạn (Cung ứng).

Kích hoạt tính năng kho hàng và địa điểm

Để tạo mới một nhà kho, bạn cần kích hoạt cài đặt Đa nhà kho. Lưu ý rằng cài đặt Đa địa điểm kho cũng sẽ tự động được kích hoạt đồng thời.

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Thiết lập Tại mục kho, người dùng kích hoạt tính năng Các địa điểm kho

Tạo mới kho hàng

Để tạo mới một kho hàng

Bước 1: Tại màn hình hiển thị danh sách các kho hàng, người dùng kích chọn Tạo, màn hình tạo mới kho hàng sẽ được hiển thị

Bước 2: Nhập các thông tin khởi tạo kho:

+ Tên kho: sẽ được hiển thị khi bạn chọn các địa điểm giao nhận hàng hóa ở đoan hàng mua, bán, vì vậy bạn cần đặt tên dễ phân biệt để người dùng hình dung và lựa chọn chính xác

+ Tên viết tắt: các bút toán kho khi được tạo tự động với hoạt động của kho này sẽ có tiền tố lấy tên viết tắt. Vì vậy hãy đảm bảo bạn chọn một tên dễ hiểu và dễ nhập.

+ Địa chỉ: bạn có thể chọn một công ty hiện có hoặc tạo một liên hệ kiểu địa chỉ nếu kho nằm ở một vị trí địa lý khác.

Bước 3: Kích Lưu để khởi tạo kho

Bước 4: Cấu hình Tái cung ứng cho kho hàng: Người dùng có thể thiết lập nhiều phương thức tái cung ứng cho kho: Trung gian gia công, Sản xuất để tái cung ứng, Mua để tái cung ứng, Tái cung ứng từ kho hàng

Bước 5: Kích chọn Lưu để lưu lại và hoàn thiện việc tạo kho. Sau khi kho hàng được khởi tạo, hệ thống tự động tạo ra các địa điểm tương ứng với kho.

Tạo mới địa điểm

Để tạo mới một địa điểm

Bước 1: Tại màn hình hiển thị danh sách các địa điểm đang được quản lý, người dùng kích chọn Tạo, màn hình tạo mới địa điểm sẽ được hiển thị

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin khởi tạo địa điểm mới:

+ Tên địa điểm

+ Chọn địa điểm cha (nếu có)

+ Chọn kiểu địa điểm tương ứng

Địa điểm nội bộ: là các địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hoá. Các địa điểm có thể có cấu trúc phả hệ, ví dụ: Địa điểm Dự trữ có địa điểm con là giá A, giá B. Trong Giá 1 lại có ngăn 1, ngăn 2... Để đơn giản hãy hình dung đến các khu bày hàng trong các siêu thị lớn như Metro, BigC,...
Địa điểm Chỉ xem: Hàng hoá không thể lưu trữ ở địa điểm này. Thường được sử dụng để gom các địa điểm nội bộ. Như trong ví dụ trên, nếu ta cho cả 3 địa điểm Dự trữ, Đầu vào, Đầu ra cùng thuộc một địa điểm kiểu chỉ xem có thể là View thì khi cần xem số lượng tồn trong cả 3 địa điểm trên, ta chỉ cần xem số lượng tồn của địa điểm View, thay vì phải cộng thủ công số lượng tồn của 3 địa điểm kia
Địa điểm Nhà cung cấp
- Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động nhập hàng từ nhà cung cấp về kho. Ví dụ: Nhà cung cấp -> Dự trữ
- Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 156, Có 151.
Địa điểm khách hàng
- Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động giao hàng từ kho đến khách hàng. Ví dụ: Dự trữ -> Khách hàng
- Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 632, Có 156.
Địa điểm Kiểm kê
- Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động kiểm kho. Hàng bị mất khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Dự trữ -> Kiểm kê"; Hàng thừa khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Kiểm kê -> Dự trữ"
- Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 1381, Có 156 khi kiểm kho mất hàng; hoặc Nợ 156, Có 3381 khi kiểm kho mà thừa hàng.
Địa điểm chuyển tiếp
- Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động luân chuyển hàng hoá liên kho. Một chu trình tiêu chuẩn là: Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ. VD: "Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp" là dịch chuyển xuất kho của Kho 1 / Dự trữ

Bước 3: Kích nút Lưu để lưu thông tin địa điểm vừa tạo.

Danh mục sản phẩm

Người dùng có thể phân loại sản phẩm của mình bằng tính năng Danh mục sản phẩm có sẵn. Để thực hiện các loại hoạt động sản phẩm khác nhau, điều cần thiết là xác định danh mục sản phẩm trong hệ thống. Người dùng sẽ có quyền truy cập vào cửa sổ Danh mục sản phẩm từ menu Cấu hình của mô-đun Kho vận

Tạo mới nhóm sản phẩm

Bước 1: Tại màn hình danh sách các nhóm sản phẩm hệ thống đang quản lý, người dùng kích chọn Tạo để mở màn hình tạo mới nhóm sản phẩm.

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin để khởi tạo nhóm sản phẩm mới

+ Danh mục: Tên nhóm sản phẩm

+ Chọn danh mục cha (nếu có).

+ Cấu hình thông tin Kho vận:

Cách thức xuất nhập hàng hoá: chọn một trong FIFO hoặc LIFO hoặc FEFO
Tích chọn cho phép âm hay ko

+ Cấu hình thông tin Định giá tồn kho:

Chọn Phương pháp tính giá vốn:
- Giá tiêu chuẩn: khi chọn phương pháp này, tất cả các hàng hóa trong kho sẽ được ghi nhận theo giá vốn được đặt thủ công trên form sản phẩm
- Nhập trước xuất trước: được tính trên giá thực tế của hàng hóa với từng kho và có thể được thay đổi nếu phát sinh thêm các chi phí vận chuyển giao nhận hàng hóa trong quá trình lưu chuyển hàng hóa nếu chúng ta phân bổ thêm chi phí này vào giá vốn sản phẩm.
- Giá trung bình: được tính bằng tổng giá trị nhập kho chia cho số lượng hàng hóa trong kho
Chọn hình thức định giá tồn kho:
- Thủ công: không phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa, lúc này người dùng xử lý thủ công các bút toán kho bên kế toán theo cách truyền thống vẫn dùng
- Tự động: Các phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa. Lúc này kế toán sẽ không phải nhập dữ liệu mà sẽ được chuyển tự động từ bên kho sang phân hệ kế toán để kế toán viên kiểm soát.

+ Cấu hình thông tin Tài khoản tài sản:

Tài khoản chênh lệch giá: Nếu có phát sinh giao dịch ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá sẽ được đưa vào tài khoản này
Tài khoản doanh thu: Khi bán sản phẩm nhóm này, doanh thu được ghi nhận vào tài khoản....
Tài khoản chi phí: Khi mua sản phẩm nhóm này. chi phí được ghi nhận vào đây
- Với sản phẩm kiểu dịch vụ, đây sẽ là tk chi phí: 642, 641, 621, 622, 627.....
- Với sản phẩm kiểu hàng hóa: khi mua hàng đây sẽ là tài khoản trung gian ghi nhận hàng hóa chờ nhập kho. VD: 151, 3388

+ Cấu hình thông tin Thuộc tính tài khoản kho

Tài khoản nhập kho: trùng với tài khoản chi phí nếu là sản phẩm hàng hóa. VD 151, 3388
Tài khoản xuất kho: Khi bán, giá vốn hàng bán đưa vào tk này. VD 632
Tài khoản định giá tồn kho: Khi nhập kho, giá trị hàng hóa tồn kho sẽ để ở tài khoản này. VD: 151, 152, 153, 155, 156, 157...
Sổ nhật ký kho: Số nhật ký ghi nhận các bút toán kho của nhóm sản phẩm này

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại thông tin nhóm sản phẩm vừa tạo

Tạo mới sản phẩm

Để tạo mới một hàng hoá, người dùng cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Kích chọn Kho vận >> Sản phẩm >> Sản phẩm để mở danh sách các sản phẩm đang được quản lý trên hệ thống.

Bước 2: Tại màn hình hiển thị danh sách các sản phẩm đang được quản lý trên hệ thống, người dùng kích chọn Tạo để mở màn hình tạo mới một sản phẩm

Bước 3: Người dùng nhập các thông tin khởi tạo sản phẩm mới

+ Tên sản phẩm: Có thể dịch sang ngôn ngữ khác để sử dụng cho các đối tác nước ngoài bằng cách chọn nút dịch biểu tượng VI bên phía góc phải của ô.

+ Hàng hóa có thể bán: đánh dấu nếu sản phẩm dịch vụ dùng trên các đơn bán, có thể bán. Nếu được đánh dấu sản phẩm sẽ xuất hiện trên list danh sách sản phẩm ở phần bán hàng

+ Hàng hóa có thể mua: đánh dấu nếu sản phẩm dịch vụ dùng trên các đơn mua hàng, có thể mua. Nếu được đánh dấu sản phẩm sẽ xuất hiện trên list danh sách sản phẩm ở phần mua hàng

+ Hình ảnh của sản phẩm.

+ Tab Thông tin chung:

Loại sản phẩm:
- Tiêu dùng: Dùng cho các sản phẩm tiêu dùng nội bộ, chỉ quản lý số lượng, không quản lý bút toán kho.
- Có thể lưu kho: Dùng cho các sản phẩm nhập về bán hoặc các sản phẩm nhập về dùng dần. Ví dụ công cụ dụng cụ nhập 153, khi dùng dần đưa sang chi phí.
- Dịch vụ: Sử dụng cho các sản phẩm kiểu dịch vụ.
Chính sách xuất hoá đơn: Các hoá đơn bán sẽ được chọn một trong hai cách xuất hoá đơn khi chưa sản phẩm này
- Theo số lượng đặt hàng: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng và giá trị hàng hoá trên đơn hàng bán mà không phụ thuộc vào việc giao từ kho hay chưa.
- Theo số lượng bàn giao: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng hàng giao ở kho giao với giá trị trên đơn hàng bán.
Đơn vị tính: là đơn vị tiêu chuẩn của sản phẩm. Nếu được chọn đây sẽ là đơn vị lưu kho mặc định.
Đơn vị mua hàng: Khi mua sẽ được mua theo đơn vị này. Mang tính chất gợi ý
Giá bán: Giá bán ra của sản phẩm (nếu để bán). Mang tính chất gợi ý, trên mỗi đơn bán người dùng có thể điều chỉnh lại. Đây cũng có thể sử dụng làm cơ sở tính toán để tạo các bảng giá khác nhau cho từng đối tượng của doanh nghiệp.
Thuế bán hàng: Thuế VAT bán ra của sản phẩm.
Giá vốn: Giá vốn của sản phẩm được tính tuỳ vào phương pháp giá vốn được lựa chọn trên form sản phẩm. Khi thiết lập sản phẩm mới có thể bỏ qua phần này. Đây cũng có thể sử dụng làm cơ cở tính toán để tạo các bảng giá khác nhau cho từng đối tượng khách hàng của doanh nghiệp.
Nhóm sản phẩm: là nhóm mà sản phẩm này thuộc về
Mã nội bộ: Mã sản phẩm
Mã vạch: Mã sản phẩm ở dạng mã vạch, dùng cho máy quét

+ Tab Thuộc tính & biến thể nếu sản phẩm đang tạo có nhiều thuộc tính (màu sắc, kích thước, mùi vị,…) khác nhau. Người dùng kích chọn Thêm một dòng để thêm thông tin sản phẩm, các thông tin cần nhập bao gồm:

Chọn thuộc tính.
Chọn giá trị thuộc tính.

Nếu thuộc tính cần thiết lập chưa có trên hệ thống, tại droplist thuộc tính người dùng kích vào Tạo và sửa… để mở màn hình tạo thuộc tính, sau đó nhập các thông tin và lưu lại.

+ Tab Bán hàng

Mô tả bán hàng: là các đặc điểm, thông số của sản phẩm. Khi nhập thông tin này, mỗi lần cần báo giá cho khách hàng thì tất cả mô tả ở đây sẽ được hiển thị trên trường mô tả của form Báo giá khách hàng

+ Tab Mua hàng

Nhà cung cấp: là những nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm này. Thông tin này cần nhập đầy đủ phục vụ cho quá trình đề xuất đơn hàng tự động ở một số tính huống khi kích hoạt và sử dụng chuỗi cung ứng cho sản phẩm. Ở đầu mỗi nhà cung cấp có mũi tên lên xuống để điều chỉnh vị trí. Nhà cung cấp nào ở trên sẽ được phần mềm ưu tiên chọn khi chaỵ các quy trình tự động hóa. Khi kích Thêm một dòng, một cửa sổ mở ra để bạn nhập thông tin nhà cung cấp:
Số lượng: Số lượng tối thiểu mỗi lần đặt hàng sản phẩm này từ nhà cung cấp
Giá: Đơn giá mua sản phẩm từ nhà cung cấp này.
Thời gian giao hàng: là khoảng thời gian tính theo đơn vị ngày mà nhà cung cấp dự định sẽ giao cho bạn kể từ khi xác nhận đơn hàng mua tới lúc nhận hàng về kho. Thời gian này sẽ ảnh hưởng đến việc tính toán hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh tại một số tình huống.
Hoá đơn nhà cung cấp
- Thuế nhà cung cấp: Thuế áp dụng khi mua hàng Chính sách kiểm soát:
- Theo số lượng mua: số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng và giá trị hàng hoá trên đơn hàng mua mà không phụ thuộc vào việc nhận hàng hoá đó về kho hay chưa.
- Theo số lượng nhận: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng hàng nhận ở kho giao với giá trị trên đơn hàng bán.
Mô tả mua hàng: Thông tin mô tả sản phẩm bạn muốn hiển thị khi tạo yêu cầu chào giá gửi nhà cung cấp.

+ Tab Kho vận:

Chọn tuyến cung ứng hàng hóa: Mua hoặc Sản xuất hoặc Trung gian gia công ngoài trên đơn hàng
Kho vận
- Thông tin khối lượng, thể tích, người phụ trách về sản phẩm.
- Thời gian dẫn sản xuất
- Thời gian giao hàng
Mô tả phiếu xuất hàng.
Mô tả phiếu xuất hàng
Mô tả phiếu chuyển kho nội bộ

Bước 4: Kích chọn Lưu để lưu thông tin sản phẩm vừa tạo

Số lô & Số seri

Số lô và số sê-ri có những điểm chung về mặt chức năng nhưng cũng có một vài đặc điểm khác biệt. Chúng đều được sử dụng để truy xuất nguồn gốc, cũng như theo dõi sản phẩm trong suốt quá trình tiếp nhận và bán hàng. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và mang lại nhiều lợi ích khi theo dõi hàng hóa của bạn. Thông thường trong hoạt động sản xuất, số lô hoặc sê-ri là một số nhận dạng duy nhất chỉ áp dụng cho tập hợp hàng hóa hay một hàng hóa cụ thể.

Số lô

Số lô xác định 1 số lượng sản phẩm cụ thể trong một nhóm có các thuộc tính chung được lưu trữ trong cùng một gói (kiện) hàng. Quan hệ giữa số lô và sản phẩm là quan hệ 1 - nhiều, vì nhiều sản phẩm có thể cùng chung một số lô. Ví dụ, các công ty sản xuất nước ngọt, sữa có thể phân bổ số lượng cho các lô sản phẩm của họ dựa trên vị trí, ngày sản xuất hoặc ngày hết hạn.

Số lô thích hợp cho các sản phẩm được nhập về với số lượng lớn. Trong trường hợp cần cho việc báo cáo, kiểm soát chất lượng, số lô cũng giúp bạn xác định các mặt hàng nào gặp phải các lỗi sản xuất. Nhờ thế người quản lý, nhà bán hàng dễ dàng quản lý sản phẩm, xác định trả/đổi hàng nếu có lỗi. Sử dụng số lô sẽ hữu dụng cho khâu sản xuất thực phẩm, đồ uống, quần áo với số lượng lớn.

Đối với các sản phẩm có khả năng trả lại thấp do lỗi sản xuất thì quản lý theo số lô là không cần thiết. Ví dụ, dùng số lô để lưu trữ các mặt hàng tiêu dùng như cái bút, tờ giấy thì sẽ không mang lại hiệu quả. Vì rất hiếm khi bạn có thể trả lại các mặt hàng này do lỗi từ nhà sản xuất.

Số Seri

Số sê-ri là một mã duy nhất dùng để nhận dạng một đơn vị sản phẩm cụ thể, riêng lẻ. Mối quan hệ giữa số sê-ri và sản phẩm là quan hệ 1 - 1, nghĩa là một sản phẩm sở hữu một số sê-ri duy nhất. Quản lý sản phẩm theo số sê-ri cho phép theo dõi lịch sử của mặt hàng đó từ khi nó được sản xuất, giao hàng, bán hàng và các hoạt động sau bán.

Số sê-ri được dùng trong trường hợp hàng hóa cần được áp dụng dịch vụ bảo hành, hậu mãi. Các sản phẩm thường sử dụng số sê-ri: ô tô, xe máy, điện thoại thông minh, máy tính, tủ lạnh, hay các thiết bị điện tử khác. Tùy theo cách quản lý sản phẩm mà bạn có thể đặt ra các quy tắc đánh mã số sê-ri riêng. Số sê-ri sở hữu giá trị trong việc kiểm soát chất lượng của 1 sản phẩm dịch vụ trong khi phát hiện lỗi trong một lô sản phẩm thì có thể dựa vào đó mà biết được các sản phẩm nào đang bị ảnh hưởng. Ngoài ra, số sê-ri còn dùng để chống hàng giả, hàng nhái, hàng bị ăn cắp.

Nếu dùng số sê-ri cho tất cả các sản phẩm sẽ gây hao phí thời gian thực hiện vì số sê-ri chỉ nên áp dụng cho mặt hàng có dịch vụ bảo hành hoặc hậu mãi. Ví dụ, việc gắn số sê-ri cho tất cả kẹo trong 1 gói là không cần thiết. Vì vậy, tùy từng mục đích sử dụng, đặc tính sản phẩm mà bạn có thể lựa chọn quản lý sản phẩm theo số lô hay sê-ri cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát nguồn hàng của mình để tránh tình trạng thừa, thiếu hoặc mất hàng.

Hàng hóa sẽ được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, mỗi đợt nhà sản xuất sẽ đánh số lô với các ký hiệu riêng để phân biệt các đặc tính của lô hàng như thời gian sản xuất, thị trường, công đoạn, quy trình sản xuất... Việc quản lý hàng hóa theo lô với quy trình chặt chẽ sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn. Ứng dụng kho vận trong hệ thống sẽ cung cấp giải pháp quản lý kho hàng với nhiều tính năng như truy xuất nguồn gốc hàng hóa thuận tiện, ấn định hoạt động nhập xuất tồn cho từng lô.

Quản lý và truy vết sản phẩm theo số lô

Kích hoạt tính năng quản lý kho hàng theo số lô

Truy cập Kho vận > Thiết lập > Truy xuất nguồn gốc, tích chọn Số lô & Sê-ri.

Thiết lập tùy chỉnh số lô theo các hoạt động quản lý kho hàng

Quản lý số lô cho các hoạt động quản lý kho hàng như nhận hàng, giao hàng...

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Kiểu giao nhận.

Chọn một hoạt động và tùy chỉnh số lô theo hoạt động, phần mềm quản lý kho hàng cung cấp 2 tùy chọn sau:

Tạo mới một số Lô/Sê-ri: Yêu cầu tạo mới một số Lô khi phát sinh một yêu cầu thuộc kiểu giao nhận, thông thường tùy chọn này sẽ được thiết lập với kiểu giao nhận là Nhận hàng.
Sử dụng số Lô/Sê-ri sẵn có: Sử dụng một số Lô sẵn có trong kho khi phát sinh một yêu cầu thuộc kiểu giao nhận, thông thường tùy chọn này sẽ được thiết lập với kiểu giao nhận là Giao hàng.

Bước 2: Nhấn Lưu để áp dụng các thiết lập

Thiết lập quản lý các sản phẩm theo số lô

Để quản lý sản phẩm theo số lô, bạn truy cập Kho vận >> Sản phẩm >> Sản phẩm và chọn một sản phẩm mà bạn muốn thiết lập. Trong giao diện thiết lập sản phẩm, chọn tab Kho vận, tại Truy xuất nguồn gốc, chọn Truy vết: Theo Lô.

Tạo các phiếu dịch chuyển

Khi có các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, dịch chuyển hàng hóa nội bộ,... bạn tạo các phiếu dịch chuyển kho. Hàng hóa được gắn số lô sẽ được gắn thêm thông tin số lô để thực hiện truy vết nguồn gốc hàng hóa.

Thực hiện một phiếu dịch chuyển, tạo một phiếu nhập kho Kho vận > Giao nhận > Dịch chuyển, nhấn Tạo. Nhấn vào biểu tượng Số lô để mở giao diện gắn số lô cho sản phẩm trong phiếu dịch chuyển kho.

Người dùng thêm nguồn hàng hóa, tạo số lô hoặc chọn số lô có sẵn chọn số lượng và nhấn xác nhận, sản phẩm với số lô được thiết lập sẽ được gắn vào phiếu dịch chuyển kho đã tạo.

Điều chỉnh tồn kho

Khi phát sinh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa ghi nhận và số lượng hàng hóa thực tế, cần sử dụng các tính năng điều chỉnh tồn kho. Đối với các sản phẩm được gắn số lô, cần phải hiệu chỉnh hàng tồn kho tương ứng với số lô của sản phẩm hiệu chỉnh.

Người dùng có thể điều chỉnh trên giao diện sản phẩm Sau khi thực hiện kiểm đếm kho, truy cập vào Kho vận > Sản phẩm > Sản phẩm, chọn một sản phẩm mà bạn muốn điều chỉnh rồi nhấn vào Trong kho để điều chỉnh tồn kho. Quản lý sản phẩm tồn kho Thông tin điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được lưu lại.

Thông tin điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được lưu lại.

Lưu ý: Khi điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng của từng lô hàng, người dùng chỉ cần tìm đến đúng dòng tồn kho của lô đó và điều chỉnh số liệu. Bấm nút tạo để thêm dòng tồn kho mới khi danh sách tồn kho không có lô đó.

Truy vết theo số lô

Bạn có thể truy vết sản phẩm theo số lô bằng cách truy cập Kho vận > Sản phẩm > Số lô/Sê-ri, chọn một số lô và nhấn vào Truy xuất nguồn gốc.

Hệ thống sẽ hiển thị các thay đổi kho liên quan đến lô này

Quản lý và truy vết sản phẩm theo số seri

Cấu hình sản phẩm

Để quản lý hàng hóa theo số sê-ri, cần bật tính năng truy vết theo số sê-ri trên sản phẩm.

Bước 1: Người dùng kích chọn vào Kho vận >> Sản phẩm >> Sản phẩm và lựa chọn sản phẩm muốn cấu hình.

Bước 2; Nhấn Sửa và chọn Truy vết theo số sê-ri duy nhất tại tab Kho vận.

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại các cấu hình vừa cài đặt.

Quản lý số sêri

+ Nhận hàng

Để nhận vào kho một sản phẩm được truy vết theo số sê-ri, người dùng cần phải xác định được số sê-ri của nó. Các cách để thực hiện như sau:

Gán số sê-ri thủ công;
Gán số sê-ri hàng loạt;
Sao chép và gán số sê-ri từ một file Excel.

Bước 1: Người dùng mở chi tiết hoạt động của phiếu nhận hàng:

Gán thủ công các số sêri khác nhau

Người dùng kích chọn Thêm một dòng tại cột Mã số sê-ri/lô trên tab Hoạt động chi tiết của phiếu nhập kho. Nhập số sê-ri của sản phẩm. Làm như vậy cho tới khi nhập hết số sê-ri cần tạo.

Gán số sêri hàng loạt

Để gán nhiều số sê-ri, bạn cần điền số sê-ri bắt đầu vào dòng Số sê-ri bắt đầu và số lượng sản phẩm muốn gán số sê-ri vào dòng Chỉ định số sê-ri. Sau khi nhập xong dữ liệu các dòng trên, bạn nhấn vào Xác nhận.

Hệ thống sẽ tự động sinh ra các số sêri theo thứ tự dựa vào số sê-ri đầu tiên và gán vào sản phẩm.

Lưu ý: Với cách nhập này cần có ít nhất 1 số ở vị trí bất kỳ trong mã sê-ri. Mục đích để hệ thống tự động tăng dần theo số đó.

Sao chép và dán số seri từ file Excel

Để sao chép và dán số sê-ri, người dùng mở trang tính có chứa số sê-ri muốn nhận vào kho và sao chép danh sách đó. Sau đó, dán các số vừa sao chép vào cột Mã số Lô/Sê-ri.

Hệ thống sẽ tự sinh ra các dòng tương ứng với số sê-ri bạn vừa dán vào.

+ Giao hàng

Để theo dõi số sê-ri của sản phẩm khi giao hàng, tại giao diện phiếu xuất kho hệ thống tự động ghi nhận sô sê-ri.

Người dùng có thể chọn lại số sê-ri tại trường Số lô/ sê-ri

Truy xuất nguồn gốc số sê-ri

Người dùng có thể truy xuất sản phẩm bằng cách mở ứng dụng Kho vận > Sản phẩm > Số lô/Sê-ri và nhấn vào số sê-ri tương ứng. Sau đó, mở thông tin truy xuất. Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin số sê-ri được sử dụng.

Để biết vị trí của sản phẩm và số lượng tồn kho, người dùng có thể nhấn vào nút Địa điểm trên giao diện góc phải màn hình của số sê-ri.

Phần mềm sẽ liệt kê địa điểm kho với số lượng tồn kho tương ứng từng số sê-ri.

Lưu ý: Việc cung cấp số sê-ri cho mọi sản phẩm là một công việc tốn thời gian. Nên dùng trong trường hợp các mặt hàng có bảo hành, các dịch vụ sau bán, quản lý tài sản... Ngược lại, ghi một số sê-ri trên giấy vệ sinh, bút sẽ không có ý nghĩa.

Theo dõi ngày hết hạn của hàng hóa

Với các mặt hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, v.v. , các doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao hạn sử dụng để hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng cũng như tổn thất chi phí cho chính doanh nghiệp.

Kích hoạt tính năng quản lý kho hàng theo Ngày hết hạn

Để kích hoạt tính năng theo dõi hàng hóa theo Ngày hết hạn, hàng hóa cần được kích hoạt truy vết theo số Lô/Sê-ri.

Bước 1: Người dùng truy cập vào ứng dụng Kho vận > Cấu hình > Thiết lập và tích chọn Số Lô & Seri và Ngày hết hạn.

Bước 2: Người dùng kích chọn Lưu để lưu thiết lập.

Ngày hết hạn trên sản phẩm

Bước 1: Để theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm, đầu tiên người dùng truy cập vào ứng dụng Kho vận > Sản phẩm > Sản phẩm.

Bước 2: Chọn sản phẩm muốn theo dõi hạn sử dụng. Trên giao diện của sản phẩm, di chuyển tới tab Kho vận và kích hoạt tính năng Ngày hết hạn.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin liên quan tới hạn sử dụng của sản phẩm để người dùng có thể dễ dàng thiết lập tùy theo mục đích sử dụng.

Thời gian hết hạn: Là số ngày trước khi hàng hóa bắt đầu hư hỏng. Thời gian này được tính bằng số ngày sau khi nhận sản phẩm (từ nhà cung cấp hoặc ngày nhập kho sau sản xuất) đến ngày hết hạn được ghi trên bao bì của sản phẩm. Ví dụ: Ngày hết hạn trên bao bì là ngày 23/3/2022. Ngày nhập kho từ nhà cung cấp/ ngày sản xuất là ngày 13/3/2022. Vậy thời gian hết hạn sẽ là: Ngày hết hạn trên bao bì sản phẩm - Ngày nhập kho = 10 ngày.
Tốt nhất trước thời điểm: Hiển thị số ngày tính từ thời điểm nhập kho tới ngày mà sản phẩm giảm chất lượng, nhưng vẫn có thể sử dụng mà không gây nguy hiểm. Sản phẩm nên được sử dụng trước ngày này để có chất lượng tốt nhất.
Thời gian loại bỏ: Hiển thị số ngày tính từ thời điểm nhập kho đến thời điểm sản phẩm nên được xuất ra khỏi kho hoặc di chuyển sang một địa điểm khác. Ngày này nên được thiết lập trong khoảng Tốt nhất trước thời điểm và Thời gian hết hạn.
Thời gian cảnh báo: Hiển thị số ngày tính từ thời điểm nhập kho tới ngày thực hiện cảnh báo về việc sản phẩm sắp hết hạn. Ngày này nên được thiết lập trong khoảng Thời gian hết hạn và Thời gian loại bỏ. Sau ngày này, hệ thống sẽ tạo cảnh báo cho từng số Lô/Sê-ri liên quan gắn tới Người phụ trách được thiết lập trên sản phẩm.

Lưu ý:

Bạn có thể thiết lập các thông tin về ngày một lần trên sản phẩm, hệ thống sẽ tự động gợi ý trên từng số số lô/sê-ri của sản phẩm này mà không cần phải nhập thủ công.
Với những lô hàng có ngày hết hạn khác với ngày hết hạn trên thông tin sản phẩm thì bạn vào số Lô/Sê-ri sửa thủ công.

Quản lý ngày hết hạn của sản phẩm

Các mốc thời gian sẽ được phần mềm tự động tính toán và hiển thị trên từng số số lô/sê-ri của hàng hóa.

Ví dụ: Nhập kho hàng hóa Chanh muối truy vết theo số lô vào ngày 18/12/2023. Thông số liên quan tới ngày hết hạn được thiết lập như sau:

Ngày hết hạn: 10 ngày;
Tốt nhất trước thời điểm: 5 ngày;
Ngày loại bỏ: 9 ngày;
Ngày cảnh báo: 2 ngày.

Hệ thống phần mềm quản lý kho sẽ tính toán và hiển thị thông tin các ngày trên số Lô của hàng hóa như sau:

Ngày hết hạn: 28/12/2023;
Tốt nhất trước ngày: 23/12/2023;
Ngày loại bỏ: 27/12/2023;
Ngày cảnh báo: 20/12/2023.

Bộ lọc cảnh báo hết hạn

Thay vì phải đi vào từng số lô/sê-ri kiểm tra thông tin ngày hết hạn, người quản lý kho chỉ cần vào bộ lọc theo đường dẫn sau: truy cập ứng dụng Kho vận > Sản phẩm > Số Lô & Sê-ri > Các bộ lọc và chọn bộ lọc Cảnh báo hết hạn.

Ngoài ra, khi đến ngày cảnh báo hết hạn, hệ thống sẽ tạo các ấn định hành động từng số lô hoặc sê-ri cho người chịu trách nhiệm kho.

Cảnh báo trên phiếu xuất kho

Khi người dùng tạo đơn bán và chọn sản phẩm đã đã hết hạn, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo trên giao diện phiếu xuất kho.

Người dùng có thể chọn Xác nhận để tiếp tục bán sản phẩm hết hạn hoặc ấn Tiếp tục và bỏ qua sản phẩm hết hạn để lựa chọn số lô/sê-ri khác.

Quản lý điều chuyển hàng

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Hoạt động >> Điều chuyển hàng hệ thống sẽ hiển thị các điều chuyển đang có trên hệ thống.

Bước 2: Người dùng có thể sử dụng bộ nhóm theo kiểu hoạt động để nhóm các điều chuyển hàng có cùng kiểu hoạt động.

Bước 3: Kích chọn một bản ghi để xem được thông tin chi tiết của một điều chuyển.

Bước 4: Tại màn hình hiển thị danh sách các hoạt động điều chuyển hàng đang có trên hệ thống, người dùng kích chọn Tạo, hệ thống hiển thị màn hình tạo mới

Bước 5: Nhập các thông tin khởi tạo điều chuyển

+ Liên hệ: Nhập thông tin hoặc chọn đối tác liên quan (nếu có)

+ Chọn kiểu hoạt động mong muốn: Hệ thống cho phép người dùng chọn một trong tất cả các kiểu hoạt động đang cấu hình tại các kho. Với các kiểu hoạt động khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin khác nhau tương ứng.

Nếu kiểu hoạt động là nhập hàng, nhập khác: hiển thị địa điểm đích.
Nếu kiểu hoạt động là xuất hàng, xuất khác: hiển thị địa điểm nguồn.
Nếu kiểu hoạt động là điều chuyển nội bộ: hiển thị cả địa điểm nguồn và địa điểm đích.

+ Ngày dự kiến: Ngày giao hoặc ngày nhận dự kiến

+ Tài liệu gốc: để tham chiếu, số tờ khai hải quan (nếu có)

+ Mục Hoạt động: Nhập các thông tin sản phẩm nhập/nhận bằng cách kích chọn Thêm một dòng: Tên/ mã sản phẩm, số lượng nhu cầu (cần nhập)

+ Mục Thông tin bổ sung: Nhập các thông tin khác như: chính sách giao hàng, Người phụ trách

Bước 6: Kích chọn Lưu để lưu phiếu nhập ở trạng thái Dự thảo

Bước 7: Kích chọn Đánh dấu cần làm để kiểm tra tồn sản phẩm

+ Nếu đủ tồn, hệ thống chuyển phiếu điều chuyển sang trạng thái Sẵn sàng (đối với các phiếu nhập kho thì không cần đánh dấu).

+ Nếu không đủ tồn, phiếu điều chuyển sẽ ở trạng thái Chờ cho đến khi sản phẩm được cập nhật đủ tồn.

Bước 8: Xác nhận phiếu điều chuyển, kích chọn Xác nhận , hệ thống sẽ chuyển phiếu sang trạng thái Hoàn thành

Hoạt động điều chuyển

Hoạt động điều chuyển gồm 3 loại:

Điều chuyển Nhận hàng
Điều chuyển Giao hàng
Điều chuyển nội bộ

Người dùng kích chọn Kho vận >> Tổng quan hệ thống hiển thị màn hình chính của quản lý kho. Nhân viên kho vào màn hình chính của quản lý kho để xem các công việc cần làm của mình.

Điều chuyển nhận hàng

Bước 1:

Cách 1: Người dùng kích chọn vào 1 Cần xử lý để nhận hàng về kho

Cách 2: Sau khi xác nhận yêu cầu báo giá, người dùng kích vào liên kết Nhận hàng được sinh ra tại góc phải màn hình để nhận hàng về kho

Bước 2: Lúc này người dùng lưu ý:

Click vào Xác nhận để nhận hàng đúng với số lượng đã yêu cầu trong đơn hàng.
Nếu số lượng nhận về không đủ vui lòng nhập số lượng hoàn thành vào từng dòng ở hoạt động.
Hủy: Nếu hủy bỏ việc nhận hàng.

Bước 3: Sau khi nhập số lượng đơn hàng và nhấn Xác nhận

Nếu số lượng nhận về bằng với số lượng yêu cầu, sau khi xác nhận số lượng trong kho sẽ được cập nhật lại
Nếu số lượng nhận về nhiều hơn số lượng yêu cầu, hệ thống sẽ tự động cập nhật lại số lượng yêu cầu = với số lượng nhận về.
Nếu số lượng nhận về ít hơn, hệ thống sẽ hiển thị lựa chọn có tạo tiếp đơn nhập hàng nữa không

Điều chuyển giao hàng

Bước 1:

Cách 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Tổng quan. Kích chọn vào 1 Cần xử lý để giao hàng cho khách hàng

Cách 2: Sau khi xác nhận đơn bán hàng, người dùng kích vào liên kết Giao hàng được sinh ra tại góc phải màn hình để giao hàng cho khách hàng

Bước 2: Đối với mỗi đơn xuất hàng, hệ thống sẽ cho phép kiểm tra tồn kho:

Nếu đủ hàng sẽ chuyển trạng thái sẵn sàng, việc của nhân viên vào sẽ xuất hàng theo số lượng đang có, bằng click Xác nhận hoặc Nhập số lượng hoàn thành.
Nếu hàng không có hệ thống sẽ chuyển trạng thái Chờ khả dụng. Lúc này người dùng có thể đợi mua hàng về trả hàng cho khách hoặc cho phép xuất âm kho nếu số lượng phần mềm không đúng với số lượng thực tế.
Click chọn Huỷ giữ phần để trả lại cho đơn khác dịch chuyển trước.

Điều chuyển nội bộ

Cho phép dịch chuyển từ kho hàng này qua kho hàng khác

Bước 1: Người dùng dùng kích chọn một Chờ xử lý, kích chọn Tạo để tạo một đơn dịch chuyển nội bộ

Bước 2: Nhập thông tin sản phẩm cần dịch chuyển

Bước 3: Sau khi tạo mới 1 dịch chuyển, người dùng kích chọn Xác nhận để dịch chuyển hàng sang kho khác.

Hoạt động kiểm kê hàng hóa

Hoạt động kiểm kê của một công ty có thể không phải lúc nào cũng đi đúng hướng; các mô tả và quy tắc được đặt ra về hoạt động có thể khả thi trên phương diện lý thuyết nhưng trong thời gian thực các quy tắc và nguyên tắc hoạt động này có thể cần được thay đổi để có một phương pháp luận hoạt động hiệu quả trong một số trường hợp nhất định.

Việc điều chỉnh hàng tồn kho trong IZIERP sẽ cho phép người dùng cập nhập số lượng sản phẩm ở các vị trí cụ thể tương ứng với dữ liệu vật lý hiện có trong kho công ty.

Cập nhật số lượng

Cách 1:

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Hoạt động >> Kiểm kê kho trên màn hình hiển thị tất cả các dợt kiểm kê đã hoặc đang thực hiện

Bước 2: Kích chọn 1 Kiểm kê để xem thông tin chi tiết của sản phẩm đó

Bước 3: Kích chọn Cập nhật số lượng để cập nhật số lượng đơn vị hoặc số lượng ngay từ cửa sổ sản phẩm. Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa số lượng đơn vị có sẵn đối với kho vật lý thực tế.

Trong mennu cập nhật số lượng, người dùng có thể chọn địa điểm kho, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng thực tế, số lượng đã đếm, chênh lệch, ngày giao rồi nhấn Áp dụng.

Bước 4: Sau khi cập nhật số lượng, số lượng sản phẩm tồn kho trong menu sản phẩm được thay đổi thành giá trị tương ứng đã được cập nhật.

Cách 2:

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Hoạt động >> Kiểm kê kho hệ thống sẽ hiển thị thông tin các kiểm kê kho đã được thực hiện trước đó.

Bước 2: Để tạo một kiểm kê mới, người dùng kích chọn Tạo một dòng mới sẽ xuất hiện và người dùng có thể điền thêm thông tin tên sản phẩm muốn cập nhật số lượng

Người dùng cần chọn địa điểm kho, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng thực tế, số lượng đã đếm, chênh lệch, ngày giao rồi nhấn Áp dụng.

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu thông tin kiểm kê

Điều chỉnh tồn kho cho nhiều sản phẩm

IZIERP cho phép tạo các hoạt động điều chỉnh hàng tồn kho đối với nhiều sản phẩm dựa trên kho hàng hoặc giá kho của công ty. Công cụ thông minh này giúp người dùng cập nhật chất lượng và thực hiện các thao tác sửa đổi trực tiếp trên các sản phẩm có sẵn.

Để điều chỉnh tồn kho cho nhiều sản phẩm, người dùng thực hiện thao tác:

Bước 1: Người dùng tick chọn toàn bộ hoặc những sản phẩm muốn cập nhật số lượng và kích chọn Yêu cầu đếm.

Bước 2: Hộp thoại Yêu cầu đếm sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại này, người dùng có thể nhập ngày kiểm kho, người kiểm kho, ngày kế toán, số lượng để là 0 hoặc ghi số lượng thực tế tồn kho trên hệ thống. Kích chọn Xác nhận.

Bước 3. Sau đó người dùng sẽ điều chỉnh số lượng kiểm kê thực tế trên từng dòng thông tin. Người dùng có thể xuất phiếu kiểm kê ra file excel để thuận tiện nhập và nhập lại vào hệ thống.

Nếu có sự sai lệch với số lượng hiện có và số lượng cập nhật hệ thống sẽ đánh dấu dòng hàng tồn kho bằng màu đỏ với trường hợp số lượng cập nhật giảm.
Nếu số lượng cập nhật cao hơn số lượng thực tế số lượng chênh lệch sẽ được đánh dấu màu xanh. Dòng này sẽ được làm rõ khi xác nhận hàng tồn kho.

Bước 4: Người dùng chọn các sản phẩm và chọn Áp dụng, và nhập tên phiếu kiểm kho

Phế liệu

Trong một tổ chức hay công ty, đặc biệt là công ty sản xuất sẽ có sản phẩm hư hỏng. Đó có thể là những nguyên vật liệu bị hao hụt, không sử dụng được, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng có thể phát sinh trong các giai đoạn khác nhau của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nền tảng IZIERP cung cấp một công cụ quản lý phế liệu hiệu quả sẽ giúp bạn xử lý các phế liệu này trong các giai đoạn khác nhau của hoạt động kinh doanh. Phế liệu nghĩa là các sản phẩm không dùng nữa, không có giá trị kinh tế hoặc chỉ có giá trị thành phần cơ bản, có thể thu hồi thông qua tái chế. Khi hàng hóa bị loại bỏ, chúng không được phản ánh trong hệ thống như một phần của hàng tồn kho. Nguyên vật liệu là phế liệu sẽ được chuyển tới khu vực phế phẩm và không được tính vào giá trị trong kho.

Khi bạn cài đặt ứng dụng kho, IZIERP tự động tạo địa điểm phế phẩm. Người dùng có thể tạo khu vực phế liệu mới bằng cách vào:

Bước 1: Kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Địa điểm >> Tạo để tạo mới 1 địa điểm

Bước 2: Người dùng nhập thông tin các trường,

+ Tên địa điểm

+ Tên điểm cha

+ Kiểu địa điểm

+ Công ty

+ bật các tuỳ chon Là một điểm hàng hư, là một điểm trả hàng

Phế liệu sản phẩm

Phế liệu có thể được xem trong các hoạt động tồn kho như Nhận hàng, Sản xuất. Nền tảng IZIERP cho phép bạn quản lý sản phẩm phế liệu ở bất kỳ giai đoạn nào của dây chuyền sản xuất và nó có thể áp dụng cho bất kỳ loại hình công nghiệp nào. Trong cửa sổ phiếu nhân hàng đã hoàn thành hoặc cửa sổ sản xuất đã hoàn thành bạn sẽ thấy nút phế liệu.

Bước 2: Khi bấm nút Phế liệu, một cửa sổ mới xuất hiện. Bạn có thể đề cập đến sản phẩm, số lượng. Địa điểm Nguồn và Địa điểm Phế liệu được gán tự động.

Bước 3: Sau khi kích chọn Hoàn thành phiếu phế liệu này sẽ được ghi nhận trong cửa sổ Hoạt động >> Phế liệu.

Bổ sung

Bổ sung là một hoạt động kiểm kê quan trọng giúp duy trì đủ số lượng hàng trong kho của bạn. Để đảm bảo nguồn hàng không bị gián đoạn, bạn cần bổ sung hàng tồn kho theo nhu cầu. Hệ thống IZIERP cung cấp hỗ trợ nhanh chóng cho các hoạt động bổ sung của một công ty. Bạn có thể thực hiện bổ sung theo hai phương pháp khác nhau. Bạn có thể bổ sung sản phẩm từ cửa sổ quản lý sản phẩm hoặc bằng cách tạo hoạt động bổ sung mới từ mô-đun Kho vận.

Bổ sung sản phẩm từ cửa sổ quản lý sản phẩm

Trước tiên, người dùng có thể bổ sung sản phẩm từ cửa sổ quản lý sản phẩm.

Bước 1: Kích chọn Kho vận >> Sản phẩm Tại đây, người dùng có thể thấy rằng số lượng hiện có là 10 cái.

Bước 2: Để Bổ sung sản phẩm, người dùng kích chọn Bổ sung.

Cửa sổ Bổ sung bật lên sẽ xuất hiện như hình trên, người dùng có thể đề cập đến số lượng sản phẩm mà bạn muốn bổ sung.

Tại đây, chúng tôi đã yêu cầu bổ sung 10 sản phẩm này. Bạn có thể lên lịch một ngày mà việc bổ sung sẽ diễn ra. Cùng với điều này, bạn có thể thiết lập lộ trình ưu tiên để bổ sung.
Kích chọn nút Xác nhận sẽ kích hoạt yêu cầu báo giá mua sản phẩm này, đặt hàng sản xuất hoặc chuyển khoản. Hành động bổ sung sẽ diễn ra dựa trên lộ trình ưu tiên.
Nếu người dùng đã chọn Mua làm lộ trình ưu tiên, IZIERP sẽ tự động tạo báo giá mua hàng dựa trên cấu hình sản phẩm. Bạn có thể xác nhận báo giá và hoàn tất các thủ tục mua hàng.

Bước 3: Người dùng có thể tìm thấy đơn đặt hàng 10 đơn vị sản phẩm từ mô-đun Mua hàng. Bằng cách kích chọn Nhận sản phẩm các sản phẩm sẽ được thêm vào kho của bạn.

Bây giờ người dùng có thể kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm Tồn kho thay đổi từ 10 thành 20, có nghĩa là 10 sản phẩm đã được bổ sung vào kho.

Bổ sung sản phẩm từ module kho vận

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Hoạt động >> Bổ sung hệ thống hiển thị danh sách các đơn đặt hàng bổ sung được cấu hình sẵn.

Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách các đơn đặt hàng bổ sung với các thông tin:

+ Tên của sản phẩm

+ Địa điểm

+ Tồn hiện có

+ Dự báo

+ Tuyển ưu thích

+ Số lượng tối thiểu

+ Số lượng tối đa

+ Để đặt hàng và UoM Người dùng có thể tìm kiếm các đơn đặt hàng bổ sung cụ thể bằng thanh tìm kiếm.

+ Bộ lọc bao gồm các tuỳ chọn mặc định và có thể tuỳ chọn dễ dàng truy xuất dữ liệu cần thiết

+ Người dùng có thể nhóm các đơn đặt hàng dựa trên vị trí, sản phẩm và danh mục của chúng với sự trợ giúp của tuỳ chọn Nhóm theo.

+ Ở phía trái cảu cửa sổ, người dùng có hiển thi một bảng phân loại chuyên dụng cho phép người dùng có thể sắp xếp dữu liệu dựa trên vị trí.

+ Sử dụng tuỳ chọn Kích hoạt, người dùng có thể lọc các bổ sung thủ công khỏi các đơn đặt hàng bổ sung.

Bước 3: Để tạo mới bổ sung bằng cách kích chọn Tạo một dòng mới sẽ xuất hiện để đề cập đến các chi tiết về việc bổ sung một sản phẩm cụ thể.

Khi bạn đề cập đến tên của sản phẩm trong trường được chỉ định, các chi tiết Vị trí, Trên tay và Dự báo của sản phẩm sẽ tự động xuất hiện trên các trường tương ứng.

+ Người dùng có thể chọn Tuyến đường ưu tiên từ trình đơn thả xuống đã cho. Sau đó đề cập đến Số lượng tối thiểu và Số lượng tối đa của sản phẩm cần bổ sung.

+ Ngay khi người dùng đề cập đến Số lượng đặt hàng, sẽ có hai tùy chọn để đặt hàng sản phẩm, chẳng hạn như Đặt hàng một lần và Đặt hàng tự động.

+ Người dùng kích chọn Đơn hàng tự động sẽ tự động quản lý các đơn hàng bổ sung.

Quy tắc sắp xếp

Tổ chức sắp xếp hàng hóa trong kho là một khâu quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì đây là nơi lưu trữ tất cả các nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh bán hàng. Trong một số tình huống của sắp xếp hàng hóa của công ty, một số sản phẩm không thể được lưu trữ cùng nhau. Nó phải được đặt ở các vị trí lưu trữ khác nhau.

Mỗi doanh nghiệp nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng cho phù hợp như: hàng khô, hàng hóa chất, ...Hệ thống cung cấp công cụ thiết lập quy tắc sắp xếp hàng hóa, cho phép hàng hóa mua về được sắp xếp vào vị trí nào cho phù hợp để tránh lưu trữ sản phẩm sai cách.

Thiết lập quy tắc sắp xếp mới

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Quy tắc sắp xếp hệ thống hiển thị các quy tắc sắp xếp đang có.

Bước 2: Kích chọn Tạo một dòng mới sẽ xuất hiện và người dùng có thể điền thêm thông tin quy tắc sắp xếp mới.

Người dùng chọn kho hàng, sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm mà bạn muốn áp dụng quy tắc sắp xếp, vị trí lưu trữ.

Sản phẩm: cho phép thiết lập quy tắc sắp xếp cho từng sản phẩm. Khi đã lựa chọn theo sản phẩm thì không lựa chọn được theo nhóm sản phẩm.
Nhóm sản phẩm: cho phép thiết lập quy tắc sắp xếp cho cả nhóm sản phẩm thay vì thiết lập cho từng sản phẩm. Các sản phẩm thuộc nhóm này sẽ áp dụng chung một quy tắc.
Khi sản phẩm về đến: là địa điểm tiếp nhận hàng hóa. Hệ thống chỉ cho phép lựa chọn vào các địa điểm cha, là những khu vực chính phân bổ trong kho.
Lưu trữ vào: khi sản phẩm dịch chuyển tới địa điểm thì tự động được lưu trữ vào địa điểm được thiết lập tại đây. Ví dụ: Trong các siêu thị, bạn tổ chức làm nhiều địa điểm:
Công ty: công ty được áp dụng quy tắc sắp xếp này nếu bạn có nhiều hơn một công ty.

Quy tắc sắp xếp có thể được cấu hình tại các vị trí lưu trữ có sẵn ở Cấu hình >> Địa điểm

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại thông tin quy tắc sắp xếp mới.

Ứng dụng quy tắc sắp xếp trong hoạt động nhận hàng

Sau khi thiết lập quy tắc sắp xếp, bạn có thể tạo một đơn hàng mua hay một dịch chuyển kho để nhập hàng vào kho. Cụ thể, bạn tạo một đơn mua hàng gồm hai sản phẩm: Chanh muối và Bánh trung thu

Bước 1: Đầu tiên, người dùng tạo nhóm sản phẩm Đồ uống và Bánh kẹo:

Bước 2: Sau khi hoàn thành, người dùng tạo mới sản phẩm Chanh muối thuộc nhóm Đồ uống và Bánh trung thu thuộc nhóm Bánh kẹo:

Bước 3: Người dùng tạo hai địa điểm kho thuộc kho tổng là Đồ uống và Bánh kẹo.

Bước 4: Người dùng tạo một đơn mua từ nhà cung cấp bằng cách truy cập ứng dụng quản lý Mua hàng ‣ Đơn mua ‣ Yêu cầu Báo giá ‣ Tạo. Nhập các thông tin trên đơn hàng:

Bước 5: Sau khi xác nhận đơn hàng, hệ thống sẽ tự sinh ra phiếu nhập kho và tự động đưa hàng hóa vào đúng vị trí đã được thiết lập trong Quy tắc sắp xếp.

Người dùng truy cập Kho vận ‣ Báo cáo ‣ Báo cáo Tồn kho để kiểm tra thông tin địa điểm của sản phẩm.

Quy tắc cung ứng

Quản lý tuyến cung ứng là việc quản lý một mạng lưới kết nối của doanh nghiệp tham gia trong việc cung cấp hàng hoá và dịch vụ đến tận tay người tiêu dùng. Nó đòi hỏi nhiều quy trình khác nhau, bao gồm: Lưu trữ, vận chuyển nguyên vật liệu, quá trình xử lý hàng tồn kho, sản xuất, vận chuyển hàng hoá hoàn chỉnh từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ…

Module Kho Vận IZIERP cung cấp cho bạn điều kiện để tạo ra các quy tắc và lộ trình khác nhau để xử lý hàng tồn kho của một tổ chức từ các hoạt động: nhập kho, xuất kho, điều chuyển nội bộ… Các quy tắc và tuyến cung ứng này có thể được có thể được thiết lập và tạo mới khi vận hành hệ thống.

Quy tắc tái cung ứng được sử dụng để chắc chắn rằng trong kho luôn có một lượng hàng tối thiểu để sản xuất các sản phẩm của bạn hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi lượng hàng tồn kho chạm mức tối thiểu hệ thống tự động đề xuất cung ứng hàng với số lượng cần thiết để lượng hàng tồn kho chạm mức tối đa.

Quy tắc tái cung ứng theo đơn là kích hoạt một sự cung ứng (đơn mua hàng hoặc đơn sản xuất) với số lượng cần thiết để đáp ứng một yêu cầu sản phẩm (đến từ một đơn bán hoặc một đơn sản xuất). Hệ thống sẽ không kiểm tra số lượng hàng tương ứng trong kho hay không.

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Sản phẩm >> Quy tắc tái cung ứng để hiện thị các quy tắc tái cung ứng hệ thống đang quản lý.

Bước 2: Kích chọn Tạo một dòng mới sẽ xuất hiện, để người dùng thiết lập giá trị tồn kho tối thiểu và tối đa cho một sản phẩm nhất định.

Khi số lượng tồn kho dự báo thấp hơn số lượng tối thiểu được xác định trong trường này, hệ thống sẽ tự động tạo một nhu cầu mua sắm để đưa số lượng dự báo về số lượng tối đa.

Trường hợp bạn làm việc với Đa nhà kho hoặc Đa địa điểm, bạn có thể chỉ định các quy tắc tái cung ứng khác nhau cho cùng một sản phẩm ở mỗi địa điểm kho.

Bước 3: Để quy tắc tái cung ứng được kích hoạt, trên sản phẩm tương ứng, một tuyến đường được chỉ định cụ thể.

Người dùng cần chọn kiểu sản phẩm là Lưu kho trên form sản phẩm. Một sản phẩm tiêu dùng sẽ không có tồn kho và sẽ không kích hoạt Quy tắc tái cung ứng.

Trường hợp bạn sản xuất ra mặt hàng này, bạn hãy đảm bảo chọn tuyến Sản xuất và tạo Định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm.

Trường hợp bạn đi mua, hãy đảm bảo chọn tuyến Mua và bổ sung thêm vào bảng giá nhà cung cấp.