Tài liệu hướng dẫn

Quản lý kho

Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động chính, thường xuyên và liên tục của doanh nghiệp. Thông thường, việc quản lý, điều phối hoạt động luân chuyển hàng hóa, lưu kho là một công việc phức tạp, tốn nhiều công sức. Việc tính toán điều phối hàng hóa trong kho giúp doanh nghiệp có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh nhưng cũng không để lượng dự trữ quá nhiều gây lãng phí vốn, chỗ để, công tác lưu trữ bảo quản...

Khác biệt giữa kho hàng và địa điểm

Kho hàng là một tòa nhà hoặc một địa điểm đạt các điều kiện nhất định để sử dụng cho việc chứa và lưu trữ hàng hoá. Kho được sử dụng bởi các nhà sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, buôn bán, vận chuyển, phân phối, các doanh nghiệp, hải quan, các cơ quan nhà nước cho đến các cá nhân, v.v. Hàng hóa lưu trữ có thể bao gồm bất kỳ nguyên liệu, vật liệu đóng gói, linh kiện, hoặc hàng hóa thành phẩm liên quan đến nông nghiệp, sản xuất, hoặc thương mại, v.v..

Người dùng có thể thiết lập nhiều kho hàng và tạo các dịch chuyển giữa các kho.

Địa điểm kho thuộc kho hàng: kệ, giá, thùng, tầng, v.v. Một địa điểm kho là một không gian cụ thể trong nhà kho. Quan hệ giữa kho hàng và địa điểm kho là quan hệ một - nhiều. Điều đó có nghĩa người dùng có thể cấu hình nhiều địa điểm kho trong cùng một nhà kho.

Kho hàng có một địa chỉ cụ thể và người dùng sẽ không thay đổi vị trí tùy ý được. Ví dụ, Công ty TNHH A có Kho Hà Nội ở địa chỉ số 2 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. Khác với kho hàng thì địa điểm kho sẽ linh hoạt hơn và người dùng có thể dịch chuyển vị trí để phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ví dụ, trong kho Hà Nội, kệ số 1 được đặt ở vị trí cạnh cửa ra vào kho. Nhưng vì nhu cầu lưu trữ lâu dài hàng hóa nên kệ số 1 được di chuyển đến cuối nhà kho.

Có ba loại địa điểm:

Địa điểm thực tế là các địa điểm nội bộ - một phần của kho hàng mà bạn sở hữu. Chúng có thể là khu vực xếp dỡ hàng hóa của nhà kho, kệ hàng hoặc một bộ phận,...
Địa điểm đối tác là không gian trong kho của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Chúng hoạt động tương tự như Địa điểm thực tế, tuy nhiên có sự khác biệt duy nhất là vị trí không tồn tại, những trong đó sản phẩm có thể được đặt khi chúng chưa ở trong kho thực tế. Chúng rất hữu ích khi bạn muốn đưa các sản phẩm bị thất lạc ra khỏi kho của mình (giả sử, trong trường hợp thất thoát hàng tồn kho) hoặc khi bạn muốn tính đến các sản phẩm đang được chuyển đến kho của bạn (Mua sắm).
Các địa điểm ảo là nơi không tồn tại, nhưng sản phẩm được ghi nhận tại đó khi đó không phải là 1 địa điểm vật lý đã có. Chúng rất hữu ích khi bạn muốn đưa các sản phẩm bị thất lạc ra khỏi kho của mình (trong trường hợp Mất hàng tồn kho) hoặc khi bạn muốn tính đến các sản phẩm đang được chuyển đến kho của bạn (Cung ứng).

Kích hoạt tính năng kho hàng và địa điểm

Để tạo mới một nhà kho, bạn cần kích hoạt cài đặt Đa nhà kho. Lưu ý rằng cài đặt Đa địa điểm kho cũng sẽ tự động được kích hoạt đồng thời.

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Thiết lập Tại mục kho, người dùng kích hoạt tính năng Các địa điểm kho

Tạo mới kho hàng

Để tạo mới một kho hàng

Bước 1: Tại màn hình hiển thị danh sách các kho hàng, người dùng kích chọn Tạo, màn hình tạo mới kho hàng sẽ được hiển thị

Bước 2: Nhập các thông tin khởi tạo kho:

+ Tên kho: sẽ được hiển thị khi bạn chọn các địa điểm giao nhận hàng hóa ở đoan hàng mua, bán, vì vậy bạn cần đặt tên dễ phân biệt để người dùng hình dung và lựa chọn chính xác

+ Tên viết tắt: các bút toán kho khi được tạo tự động với hoạt động của kho này sẽ có tiền tố lấy tên viết tắt. Vì vậy hãy đảm bảo bạn chọn một tên dễ hiểu và dễ nhập.

+ Địa chỉ: bạn có thể chọn một công ty hiện có hoặc tạo một liên hệ kiểu địa chỉ nếu kho nằm ở một vị trí địa lý khác.

Bước 3: Kích Lưu để khởi tạo kho

Bước 4: Cấu hình Tái cung ứng cho kho hàng: Người dùng có thể thiết lập nhiều phương thức tái cung ứng cho kho: Trung gian gia công, Sản xuất để tái cung ứng, Mua để tái cung ứng, Tái cung ứng từ kho hàng

Bước 5: Kích chọn Lưu để lưu lại và hoàn thiện việc tạo kho. Sau khi kho hàng được khởi tạo, hệ thống tự động tạo ra các địa điểm tương ứng với kho.

Tạo mới địa điểm

Để tạo mới một địa điểm

Bước 1: Tại màn hình hiển thị danh sách các địa điểm đang được quản lý, người dùng kích chọn Tạo, màn hình tạo mới địa điểm sẽ được hiển thị

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin khởi tạo địa điểm mới:

+ Tên địa điểm

+ Chọn địa điểm cha (nếu có)

+ Chọn kiểu địa điểm tương ứng

Địa điểm nội bộ: là các địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hoá. Các địa điểm có thể có cấu trúc phả hệ, ví dụ: Địa điểm Dự trữ có địa điểm con là giá A, giá B. Trong Giá 1 lại có ngăn 1, ngăn 2... Để đơn giản hãy hình dung đến các khu bày hàng trong các siêu thị lớn như Metro, BigC,...
Địa điểm Chỉ xem: Hàng hoá không thể lưu trữ ở địa điểm này. Thường được sử dụng để gom các địa điểm nội bộ. Như trong ví dụ trên, nếu ta cho cả 3 địa điểm Dự trữ, Đầu vào, Đầu ra cùng thuộc một địa điểm kiểu chỉ xem có thể là View thì khi cần xem số lượng tồn trong cả 3 địa điểm trên, ta chỉ cần xem số lượng tồn của địa điểm View, thay vì phải cộng thủ công số lượng tồn của 3 địa điểm kia
Địa điểm Nhà cung cấp
- Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động nhập hàng từ nhà cung cấp về kho. Ví dụ: Nhà cung cấp -> Dự trữ
- Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 156, Có 151.
Địa điểm khách hàng
- Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động giao hàng từ kho đến khách hàng. Ví dụ: Dự trữ -> Khách hàng
- Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 632, Có 156.
Địa điểm Kiểm kê
- Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động kiểm kho. Hàng bị mất khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Dự trữ -> Kiểm kê"; Hàng thừa khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Kiểm kê -> Dự trữ"
- Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 1381, Có 156 khi kiểm kho mất hàng; hoặc Nợ 156, Có 3381 khi kiểm kho mà thừa hàng.
Địa điểm chuyển tiếp
- Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động luân chuyển hàng hoá liên kho. Một chu trình tiêu chuẩn là: Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ. VD: "Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp" là dịch chuyển xuất kho của Kho 1 / Dự trữ

Bước 3: Kích nút Lưu để lưu thông tin địa điểm vừa tạo.

Danh mục sản phẩm

Người dùng có thể phân loại sản phẩm của mình bằng tính năng Danh mục sản phẩm có sẵn. Để thực hiện các loại hoạt động sản phẩm khác nhau, điều cần thiết là xác định danh mục sản phẩm trong hệ thống. Người dùng sẽ có quyền truy cập vào cửa sổ Danh mục sản phẩm từ menu Cấu hình của mô-đun Kho vận

Tạo mới nhóm sản phẩm

Bước 1: Tại màn hình danh sách các nhóm sản phẩm hệ thống đang quản lý, người dùng kích chọn Tạo để mở màn hình tạo mới nhóm sản phẩm.

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin để khởi tạo nhóm sản phẩm mới

+ Danh mục: Tên nhóm sản phẩm

+ Chọn danh mục cha (nếu có).

+ Cấu hình thông tin Kho vận:

Cách thức xuất nhập hàng hoá: chọn một trong FIFO hoặc LIFO hoặc FEFO
Tích chọn cho phép âm hay ko

+ Cấu hình thông tin Định giá tồn kho:

Chọn Phương pháp tính giá vốn:
- Giá tiêu chuẩn: khi chọn phương pháp này, tất cả các hàng hóa trong kho sẽ được ghi nhận theo giá vốn được đặt thủ công trên form sản phẩm
- Nhập trước xuất trước: được tính trên giá thực tế của hàng hóa với từng kho và có thể được thay đổi nếu phát sinh thêm các chi phí vận chuyển giao nhận hàng hóa trong quá trình lưu chuyển hàng hóa nếu chúng ta phân bổ thêm chi phí này vào giá vốn sản phẩm.
- Giá trung bình: được tính bằng tổng giá trị nhập kho chia cho số lượng hàng hóa trong kho
Chọn hình thức định giá tồn kho:
- Thủ công: không phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa, lúc này người dùng xử lý thủ công các bút toán kho bên kế toán theo cách truyền thống vẫn dùng
- Tự động: Các phát sinh các bút toán kho nếu bạn tạo các hoạt động xuất nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa. Lúc này kế toán sẽ không phải nhập dữ liệu mà sẽ được chuyển tự động từ bên kho sang phân hệ kế toán để kế toán viên kiểm soát.

+ Cấu hình thông tin Tài khoản tài sản:

Tài khoản chênh lệch giá: Nếu có phát sinh giao dịch ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá sẽ được đưa vào tài khoản này
Tài khoản doanh thu: Khi bán sản phẩm nhóm này, doanh thu được ghi nhận vào tài khoản....
Tài khoản chi phí: Khi mua sản phẩm nhóm này. chi phí được ghi nhận vào đây
- Với sản phẩm kiểu dịch vụ, đây sẽ là tk chi phí: 642, 641, 621, 622, 627.....
- Với sản phẩm kiểu hàng hóa: khi mua hàng đây sẽ là tài khoản trung gian ghi nhận hàng hóa chờ nhập kho. VD: 151, 3388

+ Cấu hình thông tin Thuộc tính tài khoản kho

Tài khoản nhập kho: trùng với tài khoản chi phí nếu là sản phẩm hàng hóa. VD 151, 3388
Tài khoản xuất kho: Khi bán, giá vốn hàng bán đưa vào tk này. VD 632
Tài khoản định giá tồn kho: Khi nhập kho, giá trị hàng hóa tồn kho sẽ để ở tài khoản này. VD: 151, 152, 153, 155, 156, 157...
Sổ nhật ký kho: Số nhật ký ghi nhận các bút toán kho của nhóm sản phẩm này

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại thông tin nhóm sản phẩm vừa tạo

Tạo mới sản phẩm

Để tạo mới một hàng hoá, người dùng cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Kích chọn Kho vận >> Sản phẩm >> Sản phẩm để mở danh sách các sản phẩm đang được quản lý trên hệ thống.

Bước 2: Tại màn hình hiển thị danh sách các sản phẩm đang được quản lý trên hệ thống, người dùng kích chọn Tạo để mở màn hình tạo mới một sản phẩm

Bước 3: Người dùng nhập các thông tin khởi tạo sản phẩm mới

+ Tên sản phẩm: Có thể dịch sang ngôn ngữ khác để sử dụng cho các đối tác nước ngoài bằng cách chọn nút dịch biểu tượng VI bên phía góc phải của ô.

+ Hàng hóa có thể bán: đánh dấu nếu sản phẩm dịch vụ dùng trên các đơn bán, có thể bán. Nếu được đánh dấu sản phẩm sẽ xuất hiện trên list danh sách sản phẩm ở phần bán hàng

+ Hàng hóa có thể mua: đánh dấu nếu sản phẩm dịch vụ dùng trên các đơn mua hàng, có thể mua. Nếu được đánh dấu sản phẩm sẽ xuất hiện trên list danh sách sản phẩm ở phần mua hàng

+ Hình ảnh của sản phẩm.

+ Tab Thông tin chung:

Loại sản phẩm:
- Tiêu dùng: Dùng cho các sản phẩm tiêu dùng nội bộ, chỉ quản lý số lượng, không quản lý bút toán kho.
- Có thể lưu kho: Dùng cho các sản phẩm nhập về bán hoặc các sản phẩm nhập về dùng dần. Ví dụ công cụ dụng cụ nhập 153, khi dùng dần đưa sang chi phí.
- Dịch vụ: Sử dụng cho các sản phẩm kiểu dịch vụ.
Chính sách xuất hoá đơn: Các hoá đơn bán sẽ được chọn một trong hai cách xuất hoá đơn khi chưa sản phẩm này
- Theo số lượng đặt hàng: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng và giá trị hàng hoá trên đơn hàng bán mà không phụ thuộc vào việc giao từ kho hay chưa.
- Theo số lượng bàn giao: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng hàng giao ở kho giao với giá trị trên đơn hàng bán.
Đơn vị tính: là đơn vị tiêu chuẩn của sản phẩm. Nếu được chọn đây sẽ là đơn vị lưu kho mặc định.
Đơn vị mua hàng: Khi mua sẽ được mua theo đơn vị này. Mang tính chất gợi ý
Giá bán: Giá bán ra của sản phẩm (nếu để bán). Mang tính chất gợi ý, trên mỗi đơn bán người dùng có thể điều chỉnh lại. Đây cũng có thể sử dụng làm cơ sở tính toán để tạo các bảng giá khác nhau cho từng đối tượng của doanh nghiệp.
Thuế bán hàng: Thuế VAT bán ra của sản phẩm.
Giá vốn: Giá vốn của sản phẩm được tính tuỳ vào phương pháp giá vốn được lựa chọn trên form sản phẩm. Khi thiết lập sản phẩm mới có thể bỏ qua phần này. Đây cũng có thể sử dụng làm cơ cở tính toán để tạo các bảng giá khác nhau cho từng đối tượng khách hàng của doanh nghiệp.
Nhóm sản phẩm: là nhóm mà sản phẩm này thuộc về
Mã nội bộ: Mã sản phẩm
Mã vạch: Mã sản phẩm ở dạng mã vạch, dùng cho máy quét

+ Tab Thuộc tính & biến thể nếu sản phẩm đang tạo có nhiều thuộc tính (màu sắc, kích thước, mùi vị,…) khác nhau. Người dùng kích chọn Thêm một dòng để thêm thông tin sản phẩm, các thông tin cần nhập bao gồm:

Chọn thuộc tính.
Chọn giá trị thuộc tính.

Nếu thuộc tính cần thiết lập chưa có trên hệ thống, tại droplist thuộc tính người dùng kích vào Tạo và sửa… để mở màn hình tạo thuộc tính, sau đó nhập các thông tin và lưu lại.

+ Tab Bán hàng

Mô tả bán hàng: là các đặc điểm, thông số của sản phẩm. Khi nhập thông tin này, mỗi lần cần báo giá cho khách hàng thì tất cả mô tả ở đây sẽ được hiển thị trên trường mô tả của form Báo giá khách hàng

+ Tab Mua hàng

Nhà cung cấp: là những nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm này. Thông tin này cần nhập đầy đủ phục vụ cho quá trình đề xuất đơn hàng tự động ở một số tính huống khi kích hoạt và sử dụng chuỗi cung ứng cho sản phẩm. Ở đầu mỗi nhà cung cấp có mũi tên lên xuống để điều chỉnh vị trí. Nhà cung cấp nào ở trên sẽ được phần mềm ưu tiên chọn khi chaỵ các quy trình tự động hóa. Khi kích Thêm một dòng, một cửa sổ mở ra để bạn nhập thông tin nhà cung cấp:
Số lượng: Số lượng tối thiểu mỗi lần đặt hàng sản phẩm này từ nhà cung cấp
Giá: Đơn giá mua sản phẩm từ nhà cung cấp này.
Thời gian giao hàng: là khoảng thời gian tính theo đơn vị ngày mà nhà cung cấp dự định sẽ giao cho bạn kể từ khi xác nhận đơn hàng mua tới lúc nhận hàng về kho. Thời gian này sẽ ảnh hưởng đến việc tính toán hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh tại một số tình huống.
Hoá đơn nhà cung cấp
- Thuế nhà cung cấp: Thuế áp dụng khi mua hàng Chính sách kiểm soát:
- Theo số lượng mua: số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng và giá trị hàng hoá trên đơn hàng mua mà không phụ thuộc vào việc nhận hàng hoá đó về kho hay chưa.
- Theo số lượng nhận: Số lượng và giá trị hàng hoá trên hoá đơn dựa vào số lượng hàng nhận ở kho giao với giá trị trên đơn hàng bán.
Mô tả mua hàng: Thông tin mô tả sản phẩm bạn muốn hiển thị khi tạo yêu cầu chào giá gửi nhà cung cấp.

+ Tab Kho vận:

Chọn tuyến cung ứng hàng hóa: Mua hoặc Sản xuất hoặc Trung gian gia công ngoài trên đơn hàng
Kho vận
- Thông tin khối lượng, thể tích, người phụ trách về sản phẩm.
- Thời gian dẫn sản xuất
- Thời gian giao hàng
Mô tả phiếu xuất hàng.
Mô tả phiếu xuất hàng
Mô tả phiếu chuyển kho nội bộ

Bước 4: Kích chọn Lưu để lưu thông tin sản phẩm vừa tạo

Số lô & Số seri

Số lô và số sê-ri có những điểm chung về mặt chức năng nhưng cũng có một vài đặc điểm khác biệt. Chúng đều được sử dụng để truy xuất nguồn gốc, cũng như theo dõi sản phẩm trong suốt quá trình tiếp nhận và bán hàng. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và mang lại nhiều lợi ích khi theo dõi hàng hóa của bạn. Thông thường trong hoạt động sản xuất, số lô hoặc sê-ri là một số nhận dạng duy nhất chỉ áp dụng cho tập hợp hàng hóa hay một hàng hóa cụ thể.

Số lô

Số lô xác định 1 số lượng sản phẩm cụ thể trong một nhóm có các thuộc tính chung được lưu trữ trong cùng một gói (kiện) hàng. Quan hệ giữa số lô và sản phẩm là quan hệ 1 - nhiều, vì nhiều sản phẩm có thể cùng chung một số lô. Ví dụ, các công ty sản xuất nước ngọt, sữa có thể phân bổ số lượng cho các lô sản phẩm của họ dựa trên vị trí, ngày sản xuất hoặc ngày hết hạn.

Số lô thích hợp cho các sản phẩm được nhập về với số lượng lớn. Trong trường hợp cần cho việc báo cáo, kiểm soát chất lượng, số lô cũng giúp bạn xác định các mặt hàng nào gặp phải các lỗi sản xuất. Nhờ thế người quản lý, nhà bán hàng dễ dàng quản lý sản phẩm, xác định trả/đổi hàng nếu có lỗi. Sử dụng số lô sẽ hữu dụng cho khâu sản xuất thực phẩm, đồ uống, quần áo với số lượng lớn.

Đối với các sản phẩm có khả năng trả lại thấp do lỗi sản xuất thì quản lý theo số lô là không cần thiết. Ví dụ, dùng số lô để lưu trữ các mặt hàng tiêu dùng như cái bút, tờ giấy thì sẽ không mang lại hiệu quả. Vì rất hiếm khi bạn có thể trả lại các mặt hàng này do lỗi từ nhà sản xuất.

Số Seri

Số sê-ri là một mã duy nhất dùng để nhận dạng một đơn vị sản phẩm cụ thể, riêng lẻ. Mối quan hệ giữa số sê-ri và sản phẩm là quan hệ 1 - 1, nghĩa là một sản phẩm sở hữu một số sê-ri duy nhất. Quản lý sản phẩm theo số sê-ri cho phép theo dõi lịch sử của mặt hàng đó từ khi nó được sản xuất, giao hàng, bán hàng và các hoạt động sau bán.

Số sê-ri được dùng trong trường hợp hàng hóa cần được áp dụng dịch vụ bảo hành, hậu mãi. Các sản phẩm thường sử dụng số sê-ri: ô tô, xe máy, điện thoại thông minh, máy tính, tủ lạnh, hay các thiết bị điện tử khác. Tùy theo cách quản lý sản phẩm mà bạn có thể đặt ra các quy tắc đánh mã số sê-ri riêng. Số sê-ri sở hữu giá trị trong việc kiểm soát chất lượng của 1 sản phẩm dịch vụ trong khi phát hiện lỗi trong một lô sản phẩm thì có thể dựa vào đó mà biết được các sản phẩm nào đang bị ảnh hưởng. Ngoài ra, số sê-ri còn dùng để chống hàng giả, hàng nhái, hàng bị ăn cắp.

Nếu dùng số sê-ri cho tất cả các sản phẩm sẽ gây hao phí thời gian thực hiện vì số sê-ri chỉ nên áp dụng cho mặt hàng có dịch vụ bảo hành hoặc hậu mãi. Ví dụ, việc gắn số sê-ri cho tất cả kẹo trong 1 gói là không cần thiết. Vì vậy, tùy từng mục đích sử dụng, đặc tính sản phẩm mà bạn có thể lựa chọn quản lý sản phẩm theo số lô hay sê-ri cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát nguồn hàng của mình để tránh tình trạng thừa, thiếu hoặc mất hàng.

Hàng hóa sẽ được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, mỗi đợt nhà sản xuất sẽ đánh số lô với các ký hiệu riêng để phân biệt các đặc tính của lô hàng như thời gian sản xuất, thị trường, công đoạn, quy trình sản xuất... Việc quản lý hàng hóa theo lô với quy trình chặt chẽ sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn. Ứng dụng kho vận trong hệ thống sẽ cung cấp giải pháp quản lý kho hàng với nhiều tính năng như truy xuất nguồn gốc hàng hóa thuận tiện, ấn định hoạt động nhập xuất tồn cho từng lô.

Quản lý và truy vết sản phẩm theo số lô

Kích hoạt tính năng quản lý kho hàng theo số lô

Truy cập Kho vận > Thiết lập > Truy xuất nguồn gốc, tích chọn Số lô & Sê-ri.

Thiết lập tùy chỉnh số lô theo các hoạt động quản lý kho hàng

Quản lý số lô cho các hoạt động quản lý kho hàng như nhận hàng, giao hàng...

Bước 1: Người dùng kích chọn Kho vận >> Cấu hình >> Kiểu giao nhận.

Chọn một hoạt động và tùy chỉnh số lô theo hoạt động, phần mềm quản lý kho hàng cung cấp 2 tùy chọn sau:

Tạo mới một số Lô/Sê-ri: Yêu cầu tạo mới một số Lô khi phát sinh một yêu cầu thuộc kiểu giao nhận, thông thường tùy chọn này sẽ được thiết lập với kiểu giao nhận là Nhận hàng.
Sử dụng số Lô/Sê-ri sẵn có: Sử dụng một số Lô sẵn có trong kho khi phát sinh một yêu cầu thuộc kiểu giao nhận, thông thường tùy chọn này sẽ được thiết lập với kiểu giao nhận là Giao hàng.

Bước 2: Nhấn Lưu để áp dụng các thiết lập

Thiết lập quản lý các sản phẩm theo số lô

Để quản lý sản phẩm theo số lô, bạn truy cập Kho vận >> Sản phẩm >> Sản phẩm và chọn một sản phẩm mà bạn muốn thiết lập. Trong giao diện thiết lập sản phẩm, chọn tab Kho vận, tại Truy xuất nguồn gốc, chọn Truy vết: Theo Lô.

Tạo các phiếu dịch chuyển

Khi có các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, dịch chuyển hàng hóa nội bộ,... bạn tạo các phiếu dịch chuyển kho. Hàng hóa được gắn số lô sẽ được gắn thêm thông tin số lô để thực hiện truy vết nguồn gốc hàng hóa.

Thực hiện một phiếu dịch chuyển, tạo một phiếu nhập kho Kho vận > Giao nhận > Dịch chuyển, nhấn Tạo. Nhấn vào biểu tượng Số lô để mở giao diện gắn số lô cho sản phẩm trong phiếu dịch chuyển kho.

Người dùng thêm nguồn hàng hóa, tạo số lô hoặc chọn số lô có sẵn chọn số lượng và nhấn xác nhận, sản phẩm với số lô được thiết lập sẽ được gắn vào phiếu dịch chuyển kho đã tạo.

Điều chỉnh tồn kho

Khi phát sinh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa ghi nhận và số lượng hàng hóa thực tế, cần sử dụng các tính năng điều chỉnh tồn kho. Đối với các sản phẩm được gắn số lô, cần phải hiệu chỉnh hàng tồn kho tương ứng với số lô của sản phẩm hiệu chỉnh.

Người dùng có thể điều chỉnh trên giao diện sản phẩm Sau khi thực hiện kiểm đếm kho, truy cập vào Kho vận > Sản phẩm > Sản phẩm, chọn một sản phẩm mà bạn muốn điều chỉnh rồi nhấn vào Trong kho để điều chỉnh tồn kho. Quản lý sản phẩm tồn kho Thông tin điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được lưu lại.

Thông tin điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được lưu lại.

Lưu ý: Khi điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng của từng lô hàng, người dùng chỉ cần tìm đến đúng dòng tồn kho của lô đó và điều chỉnh số liệu. Bấm nút tạo để thêm dòng tồn kho mới khi danh sách tồn kho không có lô đó.

Truy vết theo số lô

Bạn có thể truy vết sản phẩm theo số lô bằng cách truy cập Kho vận > Sản phẩm > Số lô/Sê-ri, chọn một số lô và nhấn vào Truy xuất nguồn gốc.

Hệ thống sẽ hiển thị các thay đổi kho liên quan đến lô này

Quản lý và truy vết sản phẩm theo số seri

Cấu hình sản phẩm

Để quản lý hàng hóa theo số sê-ri, cần bật tính năng truy vết theo số sê-ri trên sản phẩm.

Bước 1: Người dùng kích chọn vào Kho vận >> Sản phẩm >> Sản phẩm và lựa chọn sản phẩm muốn cấu hình.

Bước 2; Nhấn Sửa và chọn Truy vết theo số sê-ri duy nhất tại tab Kho vận.

Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại các cấu hình vừa cài đặt.

Quản lý số sêri

+ Nhận hàng

Để nhận vào kho một sản phẩm được truy vết theo số sê-ri, người dùng cần phải xác định được số sê-ri của nó. Các cách để thực hiện như sau:

Gán số sê-ri thủ công;
Gán số sê-ri hàng loạt;
Sao chép và gán số sê-ri từ một file Excel.

Bước 1: Người dùng mở chi tiết hoạt động của phiếu nhận hàng:

Gán thủ công các số sêri khác nhau

Người dùng kích chọn Thêm một dòng tại cột Mã số sê-ri/lô trên tab Hoạt động chi tiết của phiếu nhập kho. Nhập số sê-ri của sản phẩm. Làm như vậy cho tới khi nhập hết số sê-ri cần tạo.

Gán số sêri hàng loạt

Để gán nhiều số sê-ri, bạn cần điền số sê-ri bắt đầu vào dòng Số sê-ri bắt đầu và số lượng sản phẩm muốn gán số sê-ri vào dòng Chỉ định số sê-ri. Sau khi nhập xong dữ liệu các dòng trên, bạn nhấn vào Xác nhận.

Hệ thống sẽ tự động sinh ra các số sêri theo thứ tự dựa vào số sê-ri đầu tiên và gán vào sản phẩm.

Lưu ý: Với cách nhập này cần có ít nhất 1 số ở vị trí bất kỳ trong mã sê-ri. Mục đích để hệ thống tự động tăng dần theo số đó.

Sao chép và dán số seri từ file Excel

Để sao chép và dán số sê-ri, người dùng mở trang tính có chứa số sê-ri muốn nhận vào kho và sao chép danh sách đó. Sau đó, dán các số vừa sao chép vào cột Mã số Lô/Sê-ri.

Hệ thống sẽ tự sinh ra các dòng tương ứng với số sê-ri bạn vừa dán vào.