Yêu cầu báo giá mua hàng
I. Tạo một yêu cầu báo giá mua hàng
Bước 1: Người dùng đi đến menu: Mua hàng >> Đơn hàng >> Yêu cầu báo giá.
Màn hình hiện thông tin các đơn báo giá và đơn mua hàng, đơn báo giá khi được xác nhận sẽ chuyển sang trạng thái Đơn mua hàng
Bước 2: Nhấn Tạo, hiển thị màn hình Tạo mới đơn báo giá mua hàng
Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết
Chọn nhà cung cấp: Sau khi chọn nhà cung cấp, hệ thống mặc định hiển thị loại tiền tệ của nhà cung cấp đã chọn, từ đó hệ thống sẽ lấy giá của sản phẩm theo chính sách giá đã được cấu hình trong Bảng giá của nhà cung cấp (có thể thay đổi giá).
+ Nhập mã nhà cung cấp.
+ Ngày đặt hàng: hệ thống đang mặc định ngày tạo đơn hàng. Có thể sửa lại ngày đặt hàng.
+ Tab Sản phẩm: Nhấn Thêm một dòng để thêm thông tin sản phẩm vào đơn mua hàng: sản phẩm, số lượng sản phẩm, đơn vị tính (được cấu hình trong chi tiết sản phẩm) và đơn giá.
+ Trong chi tiết đơn hàng, cột Giá lần trước cho người dùng biết đơn giá của sản phẩm trong đơn mua hàng gần nhất. Nếu sản phẩm được mua lần đầu, giá lần trước bằng 0
+ Kích vào tab Thông tin khác, nhập các thông tin ngày nhận, giao hàng đến (kho nhận hàng), điều khoản thương mại quốc tế (nếu có), đại diện mua hàng, các điều khoản thanh toán, vị thế tài chính (nếu có).
Bước 4: Nhấn Lưu để lưu đơn hàng ở trạng thái Báo giá
II. Gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp
Để gửi yêu cầu báo giá đến email của nhà cung cấp, người dùng thực hiện các thao tác sau:
- Nhấn Gửi qua email để gửi yêu cầu báo giá đến email nhà cung cấp, màn hình hiển thị form nhập thông tin email và số điện thoại liên hệ của nhà cung cấp đó
- Nhập email, số điện thoại và số di động, người dùng bắt buộc phải nhập email để có thông tin gửi email báo giá. Sau khi điền thông tin, nhấn Lưu
- Màn hình hiện mẫu email báo giá và đính kèm file PDF, người dùng có thể thay đổi nội dung email, đính kèm thêm tập tin và chọn mẫu email khác. Sau đó nhấn Gửi
- Khi đó đơn báo giá chuyển sang trạng thái Yêu cầu báo giá đã được gửi
III. Chỉnh sửa yêu cầu báo giá mua hàng
Để sửa yêu cầu báo giá mua hàng đã tạo, trên màn hình chi tiết yêu cầu báo giá, chọn Sửa, sau đó người dùng chỉnh sửa các thông tin cần thiết và nhấn Lưu.
IV. Hủy yêu cầu báo giá
Để hủy yêu cầu báo giá mua hàng, trên màn hình chi tiết yêu cầu báo giá, người dùng hủy yêu cầu báo giá đã tạo, đơn báo giá chuyển sang trạng thái đã hủy.
Yêu cầu báo giá chuyển sang trạng thái Đã hủy
V. Xóa yêu cầu báo giá
Người dùng cần hủy yêu cầu báo giá trước khi xóa. Khi đã hủy yêu cầu báo giá, chọn Tác vụ, chọn Xóa
VI. In yêu cầu báo giá
Trên màn hình tổng hợp yêu cầu báo giá, tích chọn yêu cầu báo giá cần in, nhấn chọn chức năng In>>Yêu cầu báo giá
- Hệ thống tải xuống yêu cầu báo giá dưới dạng file PDF
Đơn mua hàng
I. Xác nhận đơn mua hàng từ yêu cầu báo giá
Yêu cầu báo giá khi được xác nhận sẽ chuyển sang trạng thái Đơn mua hàng. Trên màn hình chi tiết yêu cầu báo giá, người dùng nhấn Xác nhận đơn hàng.
Để chỉnh sửa các thông tin trên đơn mua hàng, tại màn hình chi tiết đơn mua hàng, chọn Sửa. Lưu ý, khi đơn mua hàng đã được xác nhận, người dùng không thể thay đổi thông tin nhà cung cấp mà chỉ có thể thay đổi ngày nhận sản phẩm và thông tin các sản phẩm trong đơn mua hàng.
- Sau khi chỉnh sửa đơn mua hàng, người dùng chọn gửi đơn hàng qua email để gửi lại thông tin các thay đổi trong đơn mua hàng cho nhà cung cấp
Để xóa đơn mua hàng, người dùng cần hủy đơn mua hàng đó trước bằng cách chọn Hủy trong màn hình chi tiết đơn mua hàng.
- Đơn mua hàng chuyển sang trạng thái Đã hủy, chọn Tác vụ>>Xóa.
Người dùng có thể in đơn mua hàng đưới dạng PDF, chọn đơn mua hàng và chọn In>>Đơn mua hàng
Hệ thống tải xuống đơn mua hàng dưới dạng file PDF
Nhận hàng từ đơn mua hàng
I. Nhận toàn bộ hàng hóa trong đơn mua hàng
Khi xác nhận một yêu cầu báo giá thành đơn mua hàng, hệ thống tự động tạo một phiếu nhập kho.
Để nhận hàng từ nhà cung cấp, thao tác như sau:
Bước 1: Từ màn hình chi tiết đơn mua hàng, nhấn Nhận hàng
Bước 2: Trên màn hình phiếu nhận hàng, nhập số lượng sản phẩm, có thể đặt số lượng để hoàn tất nhanh số lượng nhập kho, sau đó nhấn Xác nhận
II. Nhận một phần hàng hóa trong đơn mua hàng
Trường hợp người dùng chỉ nhận một phần hàng hóa trong đơn mua hàng, trong màn hình phiếu nhận hàng, nhập số lượng thực nhận cho từng sản phẩm, sau đó nhấn Xác nhận
- Khi không nhập đủ số lượng hàng hóa đã mua, hệ thống hiện thông báo hỏi người dùng có muốn tạo phiếu nhận phần dở dang còn lại không
- Nếu chọn Tạo phần dở dang, số lượng sản phẩm hoàn thành được nhập kho và hệ thống tạo thêm một phiếu nhập kho khác với số lượng còn lại
- Nếu chọn Không tạo phần dở dang, số lượng sản phẩm hoàn thành được nhập kho và hệ thống không tạo thêm một phiếu nhập kho khác với số lượng còn lại nữa.
Trả hàng từ đơn mua hàng
Để trả lại hàng đã nhận từ nhà cung cấp, người dùng truy cập module Mua hàng>>Hoạt động>>Đơn mua hàng
Bước 1: Chọn một đơn mua hàng đã hoàn thành phiếu nhận hàng từ nhà cung cấp
Kiểm tra phiếu nhận hàng đã hoàn tất
Bước 2: Trên màn hình phiếu nhận hàng, nhấn Trả hàng
Bước 3: Màn hình hiển thị form các mặt hàng trong đơn mua hàng, người dùng nhập số lượng trả lại, chọn địa điểm lưu trữ hàng hóa bị trả lại, sau đó nhấn Hoàn thành
Bước 4: Hệ thống tạo một phiếu trả hàng với số lượng đã nhập, người dùng kiểm tra các thông tin, sau đó nhận Xác nhận để hoàn tất trả hàng
Phiếu trả hàng chuyển sang trạng thái hoàn thành, như vậy bạn đã trả hàng cho nhà cung cấp thành công
