Nhà cung cấp

Tính năng này hỗ trợ người dùng lưu trữ và quản lý thông tin của tất cả nhà cung cấp của doanh nghiệp được người dùng đưa lên phần mềm

I. Tạo mới nhà cung cấp 

Bước 1: Đi đến Mua hàng>>Đơn hàng>>Nhà cung cấp

Màn hình hiển thị thông tin các nhà cung cấp

Có thể xem danh sách các nhà cung cấp dưới dạng danh sách

Bước 2: Kích nút TẠO để mở màn hình thông tin nhà cung cấp

Bước 3: Nhập các thông tin của nhà cung cấp:

-        Người dùng nhập những thông tin chung của nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, số điện thoại, …

-        Người dùng cấu hình các thông tin khác liên quan đến nhà cung cấp:

-        Các liên lạc & Địa chỉ: Kích vào nút Thêm để mở màn hình tạo các liên hệ, địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng, địa chỉ khác hay địa chỉ cá nhân liên quan đến khách hàng. Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ hay địa chỉ liên quan.

-        Bán & Mua: chứa các thông tin liên quan đến hoạt động mua và bán liên quan đến khách hàng như nhóm khách hàng, thông tin chăm sóc khi mua hàng, thông tin điều khoản mua hàng (nếu cũng là nhà cung cấp), vị thế tài chính, …

Bước 4: Người dùng kích Lưu để lưu những thông tin vừa thiết lập

II. Chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp 

Để chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp, trên màn hình thông tin chi tiết nhà cung cấp cần sửa thông tin, nhấn Sửa 

Người dùng chỉnh sửa những thông tin cần thiết, sau đó nhấn Lưu

III. Xóa nhà cung cấp

Để xóa nhà cung cấp đã tạo, trên màn hình tổng hợp, chọn nhà cung cấp cần xóa. Trên màn hình chi tiết, nhấn chọn Tác vụ>>Xóa

Lưu ý: Người dùng chỉ được xóa được nhà cung cấp chưa phát sinh giao dịch nào

Như vậy IZIERP vừa hướng dẫn bạn tính năng Quản lý nhà cung cấp

Mọi thắc mắc xin liên hệ số hotline 0944 195 668 hoặc email cho chúng tôi qua địa chỉ: info@vnsolution.com.vn để được hỗ trợ và giải đáp

Chúc bạn thành công! 

Bảng giá nhà cung cấp

Chức năng này quản lý bảng giá bán của nhà cung cấp cho từng sản phẩm. Người dùng có thể theo dõi, cập nhật giá bán của nhà cung cấp thường xuyên

I. Tạo mới bảng giá nhà cung cấp

Bước 1: Người dùng truy cập Mua hàng>>Cấu hình>>Bảng giá nhà cung cấp

Màn hình hiển thị các bảng giá đã tạo

Bước 2: Nhấn Tạo, hiển thị màn hình tạo mới bảng giá nhà cung cấp

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết

Người dùng nhập các thông tin vào form tạo bảng giá cho sản phẩm. Lưu ý các trường bôi đậm là trường dữ liệu bắt buộc nhập:

o   Nhà cung cấp: nhà cung cấp sản phẩm. Lưu ý, một sản phẩm có thể tạo nhiều bảng giá với nhiều nhà cung cấp khác nhau.

o   Tên sản phẩm phía nhà cung cấp: sử dụng trong trường hợp mình muốn quản lý tên sản phẩm của nhà cung cấp.

o   Mã sản phẩm phía nhà cung cấp: sử dụng trong trường hợp mình muốn quản lý Mã sản phẩm của nhà cung cấp.

o   Sản phẩm: thông tin sản phẩm tạo bảng giá.

o   Số lượng: Giá/ số lượng.

o   Giá: giá của sản phẩm.

o   Ngày hợp lệ: khoảng thời gian được áp dụng bảng giá.

o   Thời gian giao hàng: thời gian dự kiến hàng về kể từ khi xác nhận đơn hàng.

Bước 4:  Kích Lưu để lưu lại bảng giá vừa thiết lập.

II. Chỉnh sửa bảng giá nhà cung cấp 

Để chỉnh sửa bảng giá nhà cung cấp đã tạo, trên màn hình tổng hợp các bảng giá nhà cung cấp, chọn bảng giá muốn chỉnh sửa, nhấn Sửa trên màn hình thông tin chi tiết 

 Người dùng thay đổi thông tin bảng giá, sau đó nhấn Lưu

III. Xóa bảng giá

Nếu không muốn áp dụng một bảng giá nào đó, người dùng có thể chỉnh sửa thời gian hiệu lực của bảng giá về thời gian quá khứ. Hoặc người dùng có thể xóa bảng giá bằng cách chọn bảng giá cần xóa, trên màn hình chi tiết, chọn Tác vụ>>Xóa

Nhận hàng từ nhà cung cấp

I.  Nhận toàn bộ hàng hóa trong đơn mua hàng

Khi xác nhận một yêu cầu báo giá thành đơn mua hàng, hệ thống tự động tạo một phiếu nhập kho.

​

Để nhận hàng từ nhà cung cấp, thao tác như sau:

Bước 1: Từ màn hình chi tiết đơn mua hàng, nhấn Nhận hàng

Bước 2: Trên màn hình phiếu nhận hàng, nhập số lượng sản phẩm, có thể đặt số lượng để hoàn tất nhanh số lượng nhập kho, sau đó nhấn Xác nhận

II.  Nhận một phần hàng hóa trong đơn mua hàng

Trường hợp người dùng chỉ nhận một phần hàng hóa trong đơn mua hàng, trong màn hình phiếu nhận hàng, nhập số lượng thực nhận cho từng sản phẩm, sau đó nhấn Xác nhận

- Khi không nhập đủ số lượng hàng hóa đã mua, hệ thống hiện thông báo hỏi người dùng có muốn tạo phiếu nhận phần dở dang còn lại không

- Nếu chọn Tạo phần dở dang, số lượng sản phẩm hoàn thành được nhập kho và hệ thống tạo thêm một phiếu nhập kho khác với số lượng còn lại

- Nếu chọn Không tạo phần dở dang, số lượng sản phẩm hoàn thành được nhập kho và hệ thống không tạo thêm một phiếu nhập kho khác với số lượng còn lại nữa.

Trả hàng nhà cung cấp

Để trả lại hàng đã nhận từ nhà cung cấp, người dùng truy cập module Mua hàng>>Hoạt động>>Đơn mua hàng

Bước 1: Chọn một đơn mua hàng đã hoàn thành phiếu nhận hàng từ nhà cung cấp

Kiểm tra phiếu nhận hàng đã hoàn tất

Bước 2: Trên màn hình phiếu nhận hàng, nhấn Trả hàng

Bước 3: Màn hình hiển thị form các mặt hàng trong đơn mua hàng, người dùng nhập số lượng trả lại, chọn địa điểm lưu trữ hàng hóa bị trả lại, sau đó nhấn Hoàn thành

Bước 4: Hệ thống tạo một phiếu trả hàng với số lượng đã nhập, người dùng kiểm tra các thông tin, sau đó nhận Xác nhận để hoàn tất trả hàng

Phiếu trả hàng chuyển sang trạng thái hoàn thành, như vậy bạn đã trả hàng cho nhà cung cấp thành công

Hóa đơn nhà cung cấp

I. Tạo hóa đơn nhà cung cấp

Để tạo hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, người dùng thực hiện các thao tác:

Bước 1: Truy cập chức năng Kế toán>>Nhà cung cấp>>Hóa đơn

Màn hình hiển thị hóa đơn các nhà cung cấp, nhấn Tạo để mở form nhập thông tin

Bước 2: Nhập các thông tin trong form tạo mới hóa đơn

- Nhà cung cấp sản phẩm

- Mã/ Số hóa đơn: Nếu không nhập, khi lưu lại hệ thống sẽ tự sinh một số hóa đơn

- Ngày hóa đơn.

- Ngày ghi nhận kế toán.

- Chọn các điều khoản thanh toán

Bước 3: Nhập chi tiết hóa đơn, kích Thêm một dòng và nhập các thông tin:

- Sản phẩm

- Tài khoản ghi nhận bút toán mua hàng

- Số lượng sản phẩm

- Đơn giá

- Thuế (nếu có).

Bước 4: Kích nút LƯU để lưu thông tin hóa đơn ở trạng thái dự thảo.

- Hoặc người dùng có thể tạo hóa đơn nhà cung cấp trực tiếp từ đơn mua hàng

Lưu ý chỉ những khi hoàn thành phiếu nhập kho mới có thể tạo hóa đơn nhà cung cấp. Khi đó, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn ở trạng thái dự thảo.

II. Chỉnh sửa hóa đơn nhả cung cấp

Để chỉnh sửa thông tin hóa đơn, trên màn hình chi tiết, nhấn Sửa

- Sau khi chỉnh sửa các thông tin, nhấn Lưu

III. Xóa hóa đơn nhà cung cấp 

Để xóa hóa đơn ở trạng thái Dự thảo, chon Tác vụ>>Xóa

Lưu ý, người dùng chỉ được phép xóa hóa đơn khi hóa đơn ở trạng thái dự thảo.

IV. Hủy hóa đơn

Chỉ hóa đơn ở trạng thái Dự thảo mới được phép hủy, để hủy hóa đơn, trong màn hình chi tiết hóa đơn, nhấn Hủy

Khi đó hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã hủy

V. Xem trước hóa đơn

Để xem trước bản in hóa đơn, trong màn hình chi tiết hóa đơn, chọn In>>Hóa đơn

 Hệ thống tải xuống bản in hóa đơn ở dạng PDF

VI. Vào sổ hóa đơn

Để vào sổ hóa đơn, trên màn hình chi tiết hóa đơn ở trạng thái dự thảo, nhấn Xác nhận. Lúc này hệ thống ghi nhận tăng công nợ với nhà cung cấp trên hóa đơn.

Hóa đơn chuyển sang trạng thái đã vào sổ, đồng thời màn hình hiển thị các chức năng để Ghi nhận thanh toán, Thêm công nợ âm, Đưa về dự thảo.

- Ghi nhận thanh toán: Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp

- Thêm công nợ âm: Sử dụng trong trường hợp trả hàng lại cho nhà cung cấp

- Đưa về dự thảo: Chuyển trạng thái hóa đơn về dự thảo

Hệ thống tự động sinh ra các bút toán ở tab Chi tiết bút toán

Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp

I. Thanh toán toàn bộ giá trị hóa đơn

Để thanh toán hóa đơn nhà cung cấp, trên màn hình chi tiết hóa đơn, chọn Ghi nhận thanh toán 

- Màn hình hiển thị form nhập thông tin thanh toán

Hệ thống mặc định chon sổ nhật ký tài khoản ngân hàng để ghi nhận các bút toán, người dùng có thể chọn sổ nhật ký tài khoản ngân hàng khác hoặc sổ nhật ký tiền mặt

- Tổng tiền thanh toán mặc định là giá trị hóa đơn (theo điều khoản thanh toán), người dùng có thể thay đổi giá trị này.

- Ngày thanh toán là ngày hiện tại, người dùng có thể chọn ngày thanh toán

- Nội dung giao dịch mặc định là số hóa đơn, nội dung giao dich có thể thay đổi

- Sau khi nhập các thông tin, nhấn Tạo thanh toán

Khi đó, chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị nhãn Thanh toán, và cập nhật tình trạng thanh toán trên màn hình tổng hợp hóa đơn là Thanh toán

II.  Thanh toán một phần giá trị hóa đơn

Nếu người dùng chỉ muốn thanh toán một phần hóa đơn, tại form ghi nhận thanh toán, nhập số tiền thanh toán.

Khi đó, màn hình hiển thị phần thanh toán chênh lệch với số tiền còn lại cần thanh toán. Chọn giữ vẫn mở nếu muốn ghi nhận thanh toán một phần vả tạo phần phải trả còn lại cho hóa đơn. Chọn đánh dấu đã trả đủ để đánh dấu đã thanh toán toàn bộ giá trị hóa đơn đó

- Nhấn Tạo thanh toán, khi đó, chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị nhãn Một phần, và cập nhật tình trạng thanh toán trên màn hình tổng hợp hóa đơn là Đã trả 1 phần

Đối với những hóa đơn thanh toán một phần, để thanh toán phần còn lại, người dùng nhấn Ghi nhận thanh toán và màn hình hiển thị form Ghi nhận thanh toán như bước phía trên.

Phiếu chi nhà cung cấp

Người dùng quản lý phiếu chi nhà cung cấp bằng cách truy cập Kế toán>>Nhà cung cấp >>Phiếu chi. Màn hình hiển thị các phiếu thanh toán của nhà cung cấp, với bộ lọc mặc định là thanh toán của nhà cung cấp.

Tắt bộ lọc để hiển thị tất cả các thanh toán của nhà cung cấp đó (nhà cung cấp có thể là khách hàng).

Nhấn Tạo trên màn hình để tạo mới phiếu chi nhà cung cấp, màn hỉnh hiển thị form thêm mới

Điền các thông tin

- Loại thanh toán: Gửi (thanh toán hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp) hoặc Nhận (nhận tiền từ việc trả hàng hoặc bán hàng cho nhà cung cấp)

- Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp trong danh sách hoặc có thể tạo mới nhà cung cấp từ màn hình này

- Tổng tiền: Giá trị phiếu chi nhà cung cấp

- Ngày: Mặc định là ngày hiện tại, người dùng có thể chọn ngày phát sinh phiếu chi

- Nội dung giao dịch (nếu có)

- Sổ nhật ký: Chọn sổ nhật ký để lưu lại các bút toán phát sinh từ phiếu chi

- Tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp (nếu có)

Sau khi điền các thông tin, nhấn Lưu để lưu lại, nhấn Xác nhận để vào sổ phiếu chi. Nhấn Bút toán sổ nhật ký để xem chi tiết

Màn hình hiển thị các bút toán sổ nhật ký từ phiếu chi vừa tạo

Người dùng cấu hình tài khoản kế toán ở sổ nhật ký tiền mặt hoặc ngân hàng để ghi nhận các bút toán này ở chi tiết sổ nhật ký. Truy cập Kế toán>>Cấu hình>>Các sổ nhật ký.

Màn hình hiển thị các sổ nhật ký, chọn sổ nhật ký tiền mặt hoặc ngân hàng.

Trong màn hình chi tiết sổ nhật ký, tab Thu tiền và tab Thanh toán trước, chọn tài khoản kế toán phù hợp với nhu cầu. Sau đó nhấn Lưu